Damit steht und fällt es – Verpflegungsausschuss und Verpflegungskonzept!

Etablierung eines Verpflegungsausschusses

Um die Interessen aller an der Verpflegung interessierten Personen zu berücksichtigen, ist es notwendig, in Schulen und Kitas einen Verpflegungsausschuss zu gründen und dauerhaft zu etablieren. Nach der Ausschreibung der aktuellen Verpflegungsleistungen sollte der Verpflegungsausschuss in regelmäßigen Abständen als Teil des Qualitätsmanagements und als Teil der Qualitätssicherung fungieren.

Die Zusammensetzung des Verpflegungsausschusses richtet sich nach den Gegebenheiten in der jeweiligen Einrichtung, wobei die Teilnehmer frei gewählt werden können. Idealerweise setzt sich der Verpflegungsausschuss aus Vertreter*innen aller beteiligter Interessensgruppen zusammen. Wichtig ist hierbei, dass alle Vertreter*innen dasselbe Stimmrecht haben.

Üblicherweise setzen sich die Teilnehmer*innen des Verpflegungsausschusses zusammen aus:

• Vertreter*innen der Einrichtungsleitung
• Vertreter*innen der Lehrer und des schulpädagogischen Personals
• Elternvertreter*innen
• Schülervertreter*innen
• Für die organisatorischen Belange zuständige Personen (beispielsweise bezüglich Logistik, Schließdienst, Reinigungspersonal)Schul- bzw. Kitaträger

Je nach Themen- oder Problemstellung können Experten hinzugezogen werden:

• Vertreter*innen der Vernetzungsstelle Brandenburg
• Qualifizierte Ernährungsexperten
• Küchenplaner*innen
• Vertreter*innen von Zulieferern
• Vertreter*innen der Kita- bzw. Schulträger (falls nicht schon Mitglied  es Schulverpflegungsausschusses)
• Vertreter*innen anderer Verwaltungsbehörden, die mit den Einrichtungen zusammenarbeiten
• Vertreter*innen der für Lebensmittelsicherheit/-überwachung und Hygienefragen zuständigen Ämter
• Essensanbieter

Bei den regelmäßigen Treffen des Verpflegungsausschusses sind Tagesordnungen und Protokolle wichtige Hilfsmittel, die den Prozess für alle Beteiligten transparent gestalten können und als Teil das Qualitätsmanagement wichtige Aspekte der Zufriedenheit und Verbesserungsansätze dokumentieren. Der aktuelle Informationsstand der beteiligten Interessensvertreter, getroffenen Entscheidungen und Begründungen lassen sich so im Rahmen der kontinuierlichen Qualitätsverbesserung dokumentieren.

Um den  Aufgaben hinsichtlich einer gesundheitsförderlichen Ernährung gerecht zu werden, sind Kitas und Schulen zum einen in der Verantwortung die Qualität der Verpflegungsangebote zu sichern und kontinuierlich weiterzuentwickeln. Zum anderen sollte die Versorgung, der immer häufiger ganztägig betreuten Kinder und Jugendlichen, auch nachhaltig gestaltet und durch alltagsintegrierte Ernährungsbildungsangebote begleitet werden. Hierfür ist ein gemeinsames Qualitätsverständnis aller Beteiligten vor Ort notwendig. Dies gilt es gemeinsam zu entwickeln, regelmäßig zu reflektieren und in den Kita- und Schul-Alltag zu integrieren.

Die Qualitätsmanagement-Tools (QM-Tool) „Unser Schulessen“ und „Unser Kitaessen“ sind webbasierte Anwendungen, die genau diese Prozesse digital unterstützen.

Weitere Informationen zu den Tools finden auf den jeweiligen Webseiten der QM-Tools:

„Unser Schulessen“

https://vernetzungsstelle-brandenburg.de/schulverpflegung/webanwendung-unser-schulessen/

„Unser Kitaessen“

https://vernetzungsstelle-brandenburg.de/kitaverpflegung/webanwendung-unser-kitaessen/

Die Ist-Analyse ist eine wichtige Voraussetzung vor der Ausschreibung einer neuen Verpflegungsleistung. Mit Hilfe der Ist-Analyse bestimmt der Verpflegungsausschuss gemeinsam mit dem Träger die Ist-Situation und Prognose der Verpflegung in der jeweiligen Einrichtung. Die Analyse liefert wichtige Informationen hinsichtlich der aktuellen Verpflegungssituation, bestehender Schwächen und Verbesserungspotentiale für zukünftige Verpflegungsangebote. Sie dient als Basis für zukünftige Entscheidungsprozesse.

Relevante Aspekte sind:

• Rechtliche, vertragliche Rahmenbedingungen: Kita- oder Schulgesetz, Erlasse, Verordnungen, Ausführungsvorschriften zu Verpflegungsangeboten, Regelungen zum Ganztagsangebot, Schul-/Hort-Kooperationsvertrag
• Aktuelle Marktsituation: z.B. mögliche Anbieter, bestehende Vertragsverhältnisse im regionalen Umfeld, Küchenstandorte, Kooperationsmöglichkeiten, Einkaufsverbundmöglichkeite
• Raumsituation und Raumplanungen (mit Bezug zur Essenversorgung) in der jeweiligen Einrichtung
• Aktuelle Zahl an Essensteilnehmer*innen und Prognose für die kommenden Jahre
• Derzeitige Preise und Kostenbeteiligung durch den Träger oder ggf. andere Institutionen
• Unterstützungssysteme für sozioökonomisch schlechter gestellte Familien: Bildungs- und Teilhabeleistungen, Sozialfonds
• Schulorganisatorische Rahmenbedingungen: Pausendauer, Rhythmisierung Ganztag, Busankunfts- und -abfahrtszeiten, bestehende Verpflegungsprozesse in der jeweiligen Einrichtung

Die Ist-Analyse dient zudem dazu, alle an der Verpflegung beteiligten Entscheidungsträger zu identifizieren und gegebenenfalls bestehende Lücken zu schließen. Idealweise entsteht im Laufe der Ist-Analyse ein Überblicksdokument mit allen am Verpflegungsprozess beteiligten Entscheidungsträger und Finanzierungsbeteiligten.

Die Ist-Analyse dient im weiteren Verlauf zur Formulierung der Zielvorgaben für die auszuschreibenden Verpflegungsleistungen und der Erstellung des Verpflegungskonzepts.

Das einrichtungsbezogene Verpflegungskonzept

Das einrichtungsbezogene Verpflegungskonzept beschreibt die konkrete Umsetzung und Ausgestaltung der Verpflegung vor Ort in der jeweiligen Einrichtung. Für ein einrichtigungsbezogenes Verpflegungskonzept kann es keine standardisierten Lösungen geben. Es muss immer im Hinblick auf die jeweilige Einrichtung betrachtet und individuell erstellt werden. Es trägt langfristig dazu bei, ein akzeptiertes Verpflegungsangebot bereitzustellen.

Es stellt dar, wie die Verpflegung in der Einrichtung organisiert (wird oder) werden soll und beinhaltet beispielsweise den Konsens der Beteiligten zum Bewirtschaftungs- und Verpflegungssystem, zu den Rahmenbedingungen und zu den Anforderungen an die Verpflegung.

Die Erarbeitung des Konzepts kann einige Zeit in Anspruch nehmen, doch die Arbeit lohnt sich. Je konkreter dies definiert wird, umso einfacher gestaltet sich später die Erstellung der Ausschreibung. Denn: Wurden die Rahmenbedingungen zur Verpflegung bereits festgelegt, können Textbausteine des Verpflegungskonzepts direkt für die Leistungsbeschreibung in der Ausschreibung genutzt werden.

Außerdem hilft das Verpflegungskonzept zur Außendarstellung der Verpflegung in der Einrichtung.

Ebenso ist das Verpflegungskonzept Ausgangsbasis für Qualitätssicherung und Weiterentwicklung der Verpflegungsqualität.

Starre Vorgaben für die Inhalte gibt es nicht. Es sollte den jeweiligen Bedürfnissen und Rahmenbedingungen entsprechen. Sämtliche Interessensgruppen (beispielsweise die Mitglieder des Verpflegungsausschusses und auch Kinder/Jugendliche) sollten in den Erstellungsprozess des Verpflegungskonzepts eingebunden werden.

Bei den Formulierungen der Texte sollte darauf geachtet werden, dass das Verpflegungskonzept gegebenenfalls auch veröffentlicht wird. Nicht alle Leser werden aus dem Bereich der Verwaltung kommen.

Das Konzept ist idealerweise so zu formulieren, dass es bereits den geplanten Soll-Zustand darstellt. Formulierungen, wie „zukünftig“, „später“ oder „irgendwann“ führen schnell zu Verwirrungen. Bessere Formulierungen sind: „Das Essen wird durch die Kinder/Schüler*innen in der Tischgemeinschaft eingenommen“.

Wie könnte das Verpflegungskonzept aussehen?

Die Inhalte des Verpflegungskonzepts beruhen auf der Ist-Analyse sowie auf dem definierten Soll-Zustand der Verpflegung. 

1. Leitgedanken/Einleitung

Einleitend wird beschrieben, welche Ziele die Einrichtung im Ernährungsbereich verfolgt und welche übergeordneten Themen ihr dabei wichtig sind. z.B.:

• Wichtige Merkmale der Einrichtung und der Essensteilnehmer*innen (z.B. Altersstruktur, kultureller Hintergrund, pädagogisches Konzept, Nachhaltigkeitskonzept etc.)
• Definition der eigenen Verpflegungsziele, z. B.: Berücksichtigung von besonderen Ernährungsbedarfen oder -gewohnheiten
• • Angebot einer nachhaltigen Verpflegung
  • Gewährleistung altersgerechter (elternhausunabhängiger) Versorgung
  • Sozialer und pädagogischer Anspruch: z.B. Wohlfühlatmosphäre schaffen, Beteiligung ermöglichen, Ernährungswissen vermitteln und günstige Essensgewohnheiten einüben, Vermeidung Ernährungsarmut/Mangel

2. Ressourcen

Hier geht es um konkrete Fakten:

• Wie viele Menschen essen in der Einrichtung?
• Wer arbeitet im Verpflegungsbereich, wer kümmert sich um die Ausgabe?
• Welche Qualifikationen bringen die Beschäftigten mit?
• Welche Räume mit welcher Größe stehen für die Zubereitung/Ausgabe/Einnahme/Entsorgung zur Verfügung?
• Wie erfolgt die Bestellung (bei Fremdbelieferung)?

3. Umsetzung

Hier erläutert die Einrichtung, wie sie die in den Leitgedanken formulierten Verpflegungsziele mit den vorhandenen Ressourcen umsetzt.

Unter anderem können hier folgende Aspekte beschrieben werden:

• Standard/Lebensmittelqualität: Auf welcher Grundlage erfolgt die Essens- und Getränkeauswahl? (z.B. gemäß den Empfehlungen der Deutschen Gesellschaft für Ernährung (DGE), DGE-Qualitätsstandards, Anspruch für regionale, saisonale, ökologische Produkte)
• Verpflegungssystem: Wo werden die Speisen zubereitet? In welche Form werden sie ggf. angeliefert und wie werden sie verzehrfertig gemacht?
• Kostformen: Welche Ernährungsformen stehen zur Wahl? (z.B. normale Mischkost und alternative Kost: vegetarisch, nach religiösen Vorgaben, bei bestehenden Allergien und Unverträglichkeiten)
• Essenszeiten: Innerhalb welcher Zeitfenster können die Kinder/Schüler*innen die Mahlzeiten zu sich nehmen?
• Essenssituation: Wie und wo essen die Kinder/Jugendlichen? Erhalten sie ihre Mahlzeit am Tisch? Bedienen sie sich nach Bedarf an einem Büffet und suchen sich einem Sitzplatz im Speiseraum?
• Atmosphäre: Wie sind die Essensräume gestaltet? Wie verhalten sich die Personen, die das Essen begleiten, die es austeilen und servieren? Gibt es Rituale oder Regeln, die mit der Essenssituation verbunden sind?

4. Pädagogisches Konzept

Hier erläutert die Einrichtung, was sie konkret umsetzt; z.B.:

• Ernährungsbildung: pädagogische Angebote zur Geschmacksentwicklung, Lern- und Bildungsanlässe im Unterricht oder in der Gruppen- oder Projektarbeit
• Zusammenarbeit mit den Eltern: Erziehungspartnerschaft rund um das Kita-/Schul-Essen, Anmeldegespräch, Kommunikation zum Speiseplan, Dialog mit den Eltern rund um die Ernährung, Elternveranstaltungen zum Thema Ernährung, Beteiligung von Eltern im Verpflegungsauschuss
• Partizipation der Kinder/Jugendlichen an der Verpflegung: Wie können die Essensteilnehmer*innen ggf. an der Erstellung des Speiseplans mitwirken? Gibt es für sie die Möglichkeit, sich an der Zubereitung von einzelnen Mahlzeiten zu beteiligen?
• Kommunikation zum Verpflegungskonzept: Wie erfahren die Kinder/Schüler*innen/Eltern/Personensorgeberechtigten vom Verpflegungskonzept und den aktuellen Speiseplänen? (z.B. Infoboard, Handzettel, Website)

5. Hygienekonzept

• Rechtliche Bestimmungen zur Hygiene
• Kennzeichnung von Allergenen und Zusatzstoffen
• Hygieneregeln bei pädagogischen Aktionen
• Regeln für: Eltern bringen Speisen in die Kita/Schule mit

6. Qualitätssicherung

Damit die Umsetzung gelingt und die definierten Ziele erreicht werden, ist es sinnvoll, Maßnahmen zur Qualitätssicherung und -Entwicklung in das Verpflegungskonzept aufzunehmen.

Folgende Punkte ließen sich in diesem Zusammenhang festlegen:

• Verantwortlichkeiten: Wer trägt die Gesamtverantwortung für die Qualität im Verpflegungsbereich? Welche Personen sind jeweils für Teilbereiche zuständig?
• Feedback: Wie werden Rückmeldungen von Essensgästen ermöglicht? Wie werden diese ausgewertet und wo fließen die Ergebnisse ein? (z.B. Feedbackbögen, Befragungen)
• Selbsteinschätzung: Welche Möglichkeiten gibt es für die Beteiligten zur Selbstreflexion im Team? Wie können Beschäftigte Ideen einbringen?
• Fortbildung: In welchem Turnus besucht wer (der Beteiligten) welche Fortbildung? Wie wird ein Wissenstransfer im Team realisiert?
• Überprüfung: Wie wird die Qualität der Speisen und die Umsetzung des Verpflegungskonzepts überprüft? (z.B. Eigenkontrollsystem, HACCP-Konzept, externe Audits)
• Weiterentwicklung des Konzepts: Welche Personen, Gremien und Prozesse stellen sicher, dass Feedback bearbeitet sowie Verbesserungsmaßnahmen abgeleitet und umgesetzt werden?
• Reklamationen und Beschwerden: Wie wird mit Reklamationen/Beschwerden umgegangen? Welche Kommunikationswege sind vorhanden und wie werden sie dokumentiert?

• Alle an der Verpflegung Beteiligten abholen, einbeziehen und ein gemeinsames Verständnis aufbauen
• Bewusstsein für den Stellenwert der Verpflegung und die Ziele in der Einrichtung schaffen
• Ist-Situation darstellen
• Soll-Zustand festlegen (und im Verpflegungskonzept verankern)
• Weiteres Vorgehen gemeinsam festlegen und planen (Verpflegungskonzept weiterentwickeln)

Der Verpflegungsausschuss ist die zentrale Arbeitsgruppe bei der Erarbeitung und Weiterentwicklung eines Verpflegungskonzepts. Alle Beteiligten an der Verpflegung sollen hier zur Entwicklung der Qualität des Essens eingebunden werden.  Oftmals bestehen große Differenzen bei den Vorstellungen über eine gute Verpflegung (Kinder/Schüler vs. Eltern vs. Träger vs. Verpflegungsanbieter). Im Rahmen des Verpflegungsausschusses wird ein gemeinsames Verständnis für die Kita- und Schulverpflegung entwickelt und der Austausch zwischen den Beteiligten ermöglicht. Je mehr die Beteiligte sich einbringen, desto besser wird später die Akzeptanz und der Umgang mit dem Verpflegungskonzept sein. 

 Jede Einrichtung entscheidet individuell welche Personengruppe eingeladen werden sollen.

Wird die Verpflegung in Eigenbewirtschaftung mit eigenem Personal betrieben, sind Koch- und Hauswirtschaftskräfte auf jeden Fall in den Verpflegungsausschuss einzubeziehen. Externe Anbieter (Caterer / Fremdbewirtschaftung / Belieferung) können sind am Verpflegungsausschuss zu.

Für die Teilnehmer*innen ist ein Verteiler zu erstellen, um Einladungen und Unterlagen einfach und zeitnah an alle Personen verschicken zu können. Mit der Einladung ist immer eine Tagesordnung zu verschicken. Kurz vor dem Termin wird eine Erinnerung verschickt. Der Versand erfolgt per Email oder alternativ per Post.

Zu Beginn wird dem Verpflegungsausschuss erläutert, welche Rahmenbedingungen vom Träger gesetzt sind bzw. aktuell vorliegen. Ziel ist es, auf möglicherweise unrealistische Erwartungen der Teilnehmer am Anfang einzugehen.

Externe Anbieter (Fremdbewirtschaftung, Caterer, Belieferung) sind im Rahmen der Qualitätssicherung regelmäßig zu kontrollieren. Die Ergebnisse sind zu dokumentieren und dienen bei der nächsten Ausschreibung als Teil der Datengrundlage. Dazu zählen auch Ergebnisse aus dem Beschwerdemanagement und aus Zufriedenheitsumfragen, deren Ergebnisse im Verpflegungsausschuss besprochen werden sollten, um Verbesserungen anzustoßen.

Manchmal kann es sinnvoll sein eine neutrale und außenstehende Moderation für den Verpflegungsausschuss zu organisieren. Dies kann dann sinnvoll sein, wenn kritische Veränderungsprozesse moderiert werden müssen, bei denen unterschiedliche Erwartungen zusammengeführt bzw. versachlicht werden müssen. Die Moderation dient der neutralen Diskussionslenkung und sorgt dafür das alle beteiligten Personen zu Wort kommen können.

Die Diskussionen und Entscheidungen sollten protokolliert werden und an die Teilnehmer*innen verschickt werden.

Im Rahmen des Verpflegungsausschusses wird über das Vorgehen zum Soll-Zustand entschieden. Es hat sich bewährt eine Ist-Analyse als Basis zu nehmen und dann die Punkte zu bestimmen, die verbessert werden sollen. Zu diesem Zeitpunkt bietet es sich an Qualitätskriterien festzulegen und diese als „Soll“ im Verpflegungskonzept zu verankern.

Auch die organisatorischen Rahmenbedingungen der Verpflegung sollten regelmäßig geprüft, diskutiert und ggf. umstrukturiert werden.

Das kommunale Verpflegungskonzept

Das kommunale Verpflegungskonzept beschreibt praxisnah die Strukturen und Rahmenbedingungen des Ernährungsangebotes in den kommunalen Kita- und Schuleinrichtungen einer Gemeinde und schließt dabei den Blick auf die Gesundheitsförderung und Ernährungspädagogik mit ein.

Vorrangiges Ziel des kommunalen Konzeptes ist die Sicherung und
Verbesserung der Ernährungsversorgung aller Kinder und Jugendlichen in  sowie die Verminderung der Qualitätsunterschiede in den kommunalen
Einrichtungen des Trägers.

Inhalte des kommunalen Verpflegungskonzepts:

■ fasst sämtliche Rahmenbedingungen der Kita- und Schulverpflegung in den Einrichtungen zusammen,
■ liefert die Fakten für die anstehende Erstellung  der Ausschreibung,
■ ist die Basis für weitere finanzielle Entscheidungen,
■ dient als Vorlage für politische Entscheidungen in den relevanten Gremien,
■ bringt die unterschiedlichen Akteure an einen Tisch und
■ informiert über das Verpflegungsangebot in den Einrichtungen des Trägers.