KOMPASS – FAQ

Im Rahmen von Probeessen kann auch die Sensorik (Farbe, Geschmack, Geruch, Textur) in die Bewertung der angebotenen Leistung Eingang finden. Die damit einhergehende starke Subjektivität der Einschätzung kann durch vorab definierte Bewertungsbögen wie auch die Zusammensetzung sowie eine größere Anzahl an Jury-Mitgliedern abgefedert werden. In Summe führen subjektive Ergebnisse so zu „objektiven“ Ergebnissen.

Sofern vorab transparent gemacht wurde, nach welchen Kriterien Bieter zum Probeessen eingeladen werden, kann das Probeessen auf diejenigen Bieter beschränkt werden, die eine realistische Chance auf Zuschlagserteilung haben.

Hier kann nach dem „Prinzip der engeren Wahl“ vorgegangen werden, d.h. vorangehende Wertungsstufen müssen erfolgreich durchlaufen worden sein.

Auch Schüler*innen können Probeessen mit bewerten. Wie auch hinsichtlich anderer Jury-Mitglieder, ist die Zusammensetzung der Teilnehmer am Probeessen allerdings vorab bestimmbar festzulegen, um den Grundsatz der Transparenz gerecht zu werden.

Gemäß den Grundsätzen der Gleichbehandlung und Transparenz des Vergabeverfahrens sind im Vorfeld Vorgaben für die Durchführung der Probeessen festzulegen und den Bietern bekannt zu machen.

Um miteinander vergleichbare, einheitliche Beurteilungsgrundlagen zu schaffen ist es ratsam, den Bietern konkrete Speisevorgaben für das Probeessen zu machen. So reicht es nicht aus „Fleisch“ abzufragen. Um eine nachvollziehbare Vergleichbarkeit zu ermöglichen, sind konkretere Vorgaben, z. B. „Hühnerbrust aus 100% biologischer Tierhaltung“, ratsam.

Bei der Formulierung von Vertragsstrafenklauseln müssen die strafbewehrten Vertragspflichten und Fristen klar bestimmt werden und widerspruchsfrei sein, damit sie von den Vertragsparteien einheitlich verstanden werden. Wichtig ist zudem, dass es sich um messbare Kriterien handelt.

Sollen Pflichtverletzungen in Bezug auf sämtliche Vorgaben an die zu verwendenden Produkte, wie sie sich aus der Leistungsbeschreibung ergeben, strafbewehrt sein, ist dies eindeutig in Bezug zu nehmen. Bei der Festlegung der Vertragsstrafen muss einzelfallbezogen beachten werden, dass der Auftragnehmer nicht benachteiligt oder ihm ein unzumutbares Risiko auferlegt wird. Insbesondere sollte dabei bedacht werden, dass das Gewährleistungsrecht einen Schutz vor Schlechtleistung bietet.

Seit der letzten großen Vergaberechtsreform dürfen explizit auch umweltbezogene und soziale Kriterien im Beschaffungsprozess berücksichtigt werden (vgl. § 97 Abs. 3 GWB / § 2 Abs. 3 UVgO).

Bieter dürfen dabei nicht diskriminiert werden. Die Umweltaspekte können dergestalt berücksichtigt werden, dass bspw. für die Essenszubereitung regionale Produkte genutzt werden sollen. Es darf aber kein kürzerer Transportweg oder ähnliches bevorzugt werden.

Nein. Gem. § 31 Abs. 6 VgV darf in der Leistungsbeschreibung nicht auf eine bestimmte Produktion oder Herkunft oder ein besonderes Verfahren, das die Erzeugnisse oder Dienstleistungen eines bestimmten Unternehmens kennzeichnet, verwiesen werden. Die Leistungsbeschreibung hat produktneutral zu erfolgen. Solche Verweise sind ausnahmsweise zulässig, wenn der Auftragsgegenstand anderenfalls nicht hinreichend genau und allgemein verständlich beschrieben werden kann; diese Verweise sind mit dem Zusatz “oder gleichwertig” zu versehen. Dies stellt aber eine Ausnahme dar, die begründet werden muss.

Eignungskriterien sind unternehmensbezogen und zielen auf die Beurteilung der Eignung des Unternehmens ab, sprich darauf, ob das jeweilige Unternehmen in der Lage sein wird, den ausgeschriebenen Auftrag vertragsgemäß auszuführen.
Zuschlagskriterien sind demgegenüber leistungsbezogen und betreffen die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots. Beide sind strikt voneinander zu trennen.

Eignungskriterien und die Mittel, mit denen diese nachzuweisen sind, müssen in der Auftragsbekanntmachung festgelegt werden. Unternehmen sollen einfach feststellen können, ob sie in der Lage wären, den entsprechenden Auftrag auszuführen. Ein Verweis in der Bekanntmachung auf die Vergabeunterlagen reicht ebenso wenig aus, wie die bloße Nennung im Leistungsverzeichnis.

Auch bei der Linksetzung ist Vorsicht angebracht – diese ist nur dann ausreichend, wenn sie sich an entsprechender Stelle im Bekanntmachungsformular befindet und direkt (ohne weiteres „Durchklicken“) auf das entsprechende Dokument, das die Eignungskriterien und Nachweise enthält, führt. Entsprechend sollte besser auf eine Verlinkung verzichtet werden.

Im Rahmen der Eignungsprüfung gibt es nur die Ergebnisse: geeignet oder ungeeignet. Ein „Mehr an Eignung“ darf im Rahmen der Eignungsprüfung nicht berücksichtigt werden.

Trotzdem sind Eignungskriterien nicht zwangsläufig immer Ausschlusskriterien. Es liegt im Ermessen des Auftraggebers einzelne Eignungskriterien direkt als „A-Kriterien“ in Form von Mindestanforderungen auszugestalten, sodass der jeweilige Bieter bei Nichterfüllung auszuschließen ist.

Der Auftraggeber kann auch mittels einer Bewertungsmatrix Punkte je Kriterium vergeben und die Bietereignung etwa unterhalb einer bestimmten Mindestpunktzahl verneinen.

Als Regelobergrenze gilt eine Laufzeit von fünf Jahren (vgl. § 3 Abs. 2 Satz 1 KonzVgV). Eine längere Laufzeit ist zwar möglich, muss aber damit zu begründen sein, dass der Investitionsaufwand für die Erbringung der Dienstleistung nicht innerhalb der fünf Jahresgrenze erwirtschaftet werden kann.

Welche Personen im Prozess der Vergabe und Ausschreibung involviert werden sollten, ist für jede Einrichtung individuell zu betrachten. Um eine möglichst hohe Akzeptanz und Zufriedenheit der Kita- und Schulverpflegung zu erreichen, ist eine Einbindung aller betroffenen Akteurinnen und Akteure wünschenswert; der Kita-Ausschuss bzw. die schulischen Gremien, wie der Eltern- und die Schulkonferenz, sollten frühzeitig informiert werden.

Zunächst kann der Träger den Kontakt mit den betroffenen Einrichtungen aufnehmen und deren Wünsche und Konzepte vor Ort abfragen. Auch die räumlichen Rahmenbedingungen sollten bekannt sein und vorliegen. Zudem sollten grundlegende Fragen der Verpflegung und Gegebenheiten geklärt werden, wie:

• Ist eine Eigen- oder Fremdbewirtschaftung vorgesehen?
• Welches Verpflegungssystem kann angeboten werden (z. B. Mischküche bei Eigenbewirtschaftung, Warmanlieferung, Cook & Chill etc. bei Fremdbewirtschaftung)?
• Wie hoch ist die Anzahl täglich auszugebender Speisen?
• Wie viele Essenteilnehmer fasst der Speiseraum bei 100%-iger Auslastung?

Hierfür kann das Liegenschaftsverwaltende Amt beteiligt werden. Das Rechtsamt mit einzubeziehen ist ratsam, um die vergaberechtlichen Abläufe und die rechtlich einwandfreie Darstellung der Inhalte der Leistungsbeschreibung sicherzustellen.

Für eine ernährungswissenschaftliche Perspektive ist die Einbindung einer ökotrophologischen Fachkraft empfehlenswert. Sollte dies nicht möglich sein, ist eine Begleitung seitens des Veterinärwesens (Lebensmittelüberwachung) ebenfalls sinnvoll.

Welche Abteilungen oder Personen darüber hinaus in dem Prozess involviert werden sollten, muss im Einzelfall betrachtet werden und ist von der jeweiligen Kommune abhängig.

Welche Abteilungen oder Personen darüber hinaus in dem Prozess involviert werden sollten, muss im Einzelfall betrachtet werden und ist von der jeweiligen Kommune abhängig.

In den Leistungsbeschreibungen können alle Anforderungen, die gewünscht sind, beschrieben werden, somit auch die gewünschte Höhe des Bio-Anteils in Prozent-Angabe oder alternativ ganze Warengruppen, die in Bioqualität angeboten werden müssen. Zu bedenken ist, ob die gewünschten Leistungen auch finanzierbar sind. Jede Anforderung spiegelt sich in den Preisen für das Essen wider.

(z. B. die Festlegung von regelmäßigen Befragungen zur Zufriedenheit der Schülerinnen und Schüler)

Idealerweise verfügen Kommunen über ein abgestimmtes Kommunikationskonzept im Rahmen der Ausschreibungsvorbereitung, um eine gesundheitsförderliche und ausgewogene Kita- und Schulverpflegung zu gewährleisten. Zusätzlich zu den festgelegten Standards erhalten die Einrichtungen die Möglichkeit, individuelle einrichtungsspezifische Anforderungen zu formulieren z. B.: Soll der Caterer bei Festen beteiligt sein? Wer soll im Verpflegungsausschuss mitwirken? Wie sorge ich für möglichst geringe Fluktuationen bei den Ausgabekräften?

Die Konzepte werden im Vorfeld gesichtet und um alle Punkte, die man bereits als Standard in der Leistungsbeschreibung beschrieben sind oder die vergaberechtlich nicht Inhalt sein dürfen, zu bereinigen. Im Rahmen der Ausschreibung wird von den Anbietern ein Konzept eingeholt, in dem sie darzulegen haben, wie die Sicherstellung der definierten Anforderung erfolgt.

Vertragsbestandteil ist somit der Ausschreibungstext, der sich aus einrichtungsindividuellen und festen Standards der Kommune/Träger zusammensetzt. Die Anbieter verpflichten sich, entsprechende Kriterien zu erfüllen.

Regelmäßige Befragungen der Schülerinnen und Schüler zur Zufriedenheit mit dem Essen ist zum Beispiel ein Regelbestandteil praxisnahen Leistungsbeschreibungen. Diese sollten dem Träger und der Einrichtung einmal jährlich vorgelegt werden. Daraus sich ergebende Diskrepanzen führen zu Gesprächen, mit dem Ziel, diesen auf den Grund zu gehen und Lösungsansätze für Verbesserungen zu vereinbaren.

In der Regel werden die Anforderungen des DGE-Qualitätsstandard für die Kita- und Schulverpflegung sowie ein Vertragscontrolling verpflichtend umgesetzt (z. B. durch Speiseplan-Checks). Bei der Ausschreibung der Vertragsleistung aus generellen und einrichtungsindividuellen Anforderungen wird der Preis in der Regel mit 30 Prozent und weitere Faktoren wie zum Beispiel die Qualität und die Kommunikation mit 70 Prozent gewichtet. Dadurch wird neben der Qualitätssicherung auch ein regelmäßiger Austausch mit den Einrichtungen und  den Caterern gewährleistet. Hierunter zählt auch die Kommunikation im Zusammenhang mit Personalwechseln.

In welchem Umfang eine Verbindlichkeit zur Qualitätssicherung festgehalten wird, liegt im Ermessen des Auftraggebers und ist abhängig davon wie engmaschig Kontrollen vorgenommen werden können und sollen. Grundsätzlich ist alles denkbar. Als Nachweis könnten zum Beispiel regelmäßige DGE-Speiseplanchecks vorgenommen und Produktionspläne oder Dokumentationen der Warmhaltezeiten (wie etwa Tourenpläne) eingefordert werden.

Aus Vergaberechtlicher Sicht ist die Objektivität der Bewertung, die Nachvollziehbarkeit für alle Bieter sowie die Dokumentation von besonderer Bedeutung.

D.h. mit der Ausschreibung muss der Ablauf des Probeessens festgelegt, dokumentiert und bekanntgegeben werden. Dazu gehört:

• Datum und Ablauf der Probeessen müssen bekanntgegeben werden
• Zusammensetzung der TesterInnen sind festzulegen und zu benennen inkl. Nennung von ErsatztesterInnen falls jemand ausfällt.
• Definition des Also nicht „Mittagessen“ oder „Hähnchenbrust“, sondern z.B. „Hähnchenbrustfilet aus Freilandhaltung mit Currysoße, gedünstete Möhren und Bio-Vollkornreis“. Also für alle Bieter die gleiche Aufgabe. Die Anzahl der „Gänge“ sollte klar sein.
• Bewertungsmatrix muss definiert und bekanntgegeben werden.

Den TestesserInnen müssen Regeln für die Durchführung eines Probeessens vorgegeben werden:

• Vor dem Essen muss eine Belehrung darüber erfolgen, ob ein Jury-Mitglied mit einem der Unternehmen verwandt, verschwägert oder in sonstiger Weise verbunden ist. Falls ja, Austausch des betroffenen Mitglieds.
• Das Probeessen erfolgt unabhängig vom Unternehmen. D. h. die Tester kennen zwar die Namen, nicht jedoch von welchem konkreten Bieter das Essen zuzuordnen ist.
• Anleitung zum Ausfüllen der Bögen austeilen
• Einteilung und Benennung der Menükomponenten festlegen
• Reihenfolge der zu verkostenden Speisen vorgeben
• Jede/r hat so viel Zeit, wie er/sie benötigt
• Während der Verkostung nicht miteinander über die Bewertung sprechen
• Speisen direkt nach dem Probieren bewerten, erst im Anschluss mit der nächsten Komponente beginnen
• Nach jeder Komponente einen Schluck Wasser zum Neutralisieren trinken
• Bewertung eindeutig vornehmen (z.B. Kreuze nicht zwischen den Kästen)
• Begründungen für die Bewertung sind erlaubt, subjektive Meinungen aber nicht (z.B. „Das sieht komisch aus!“)
• Testportionen müssen nicht aufgegessen werden
• Es ist in Ordnung, wenn jemand bestimmte Speisen nicht testen möchte
• Es können keine Fehler gemacht werden

Eine Bevorzugung von Brandenburger Unternehmen ist vergaberechtlich nicht möglich. Vereinfacht man die Ausschreibungskriterien damit sich kleine oder mittlere Unternehmen (KMU) beteiligen können, so erleichtert man auch die Beteiligung großer Unternehmen.

Brandenburger Produkte können gefördert werden, indem eine Verpflegung mit überwiegend saisonalen und regionalen Produkten gefordert wird. Dabei stellt sich die Frage nach der Kontrolle der Einhaltung dieser Forderungen.

In der Leistungsbeschreibung kann lediglich die Einhaltung der gesetzlichen und tarifvertraglichen Mindestvorgaben gefordert werden. Übertarifliche Bezahlung kann nicht eingefordert werden, da dies allein dem Unternehmen freigestellt ist.

Bestehen keine anderen Mindestentgelt-Regelungen z. B. nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz oder liegt das danach zu zahlende Arbeitsentgelt unter dem Mindestarbeitsentgelt je Stunde auf Grundlage des § 6 Absatz 2 des Brandenburgischen Vergabegesetzes von zzt. 13,00 Euro brutto, so sind allen bei der Ausführung der Leistungen Beschäftigten für den Einsatz im Rahmen dieses Auftrages mindestens ein Bruttoentgelt von 13,00 Euro gerechnet auf die Arbeitsstunde zu bezahlen. Das Mindestentgelt entspricht dabei dem regelmäßig gezahlten Grundentgelt für eine Zeitstunde, ohne Sonderzahlungen, Zulagen oder Zuschlägen.

Die in den Angebotsunterlagen geforderten Referenzen sind von dem Bieter dem Angebot beizufügen.

Der Verpflegungsausschuss untersucht die Ist-Situation an der Schule/Kita, um Schwächen und Potenziale im Hinblick auf die Verpflegung auszumachen. Bei diesem Schritt ist es wichtig, den Schul- bzw. Kitaträger einzubeziehen. Dabei können Aspekte wie rechtliche Rahmenbedingungen, Raumsituation, Schüler- bzw. Kinderzahl (aktuell und künftig), organisatorische Rahmenbedingungen sowie die Marktsituation relevant sein.

Als Ergebnis der Ist-Analyse werden die Ziele der Ausschreibung formuliert. Die Ist-Analyse bildet somit die Basis für die Entscheidungsprozess im Rahmen der Ausschreibung.

Nein, alle Mindestanforderungen an die Leistung müssen mit dem Angebot, teilweise spätestens mit der Zuschlagserteilung vorliegen.