KOMPASS – FAQ

Vor der Einleitung eines Vergabeverfahrens kann der Auftraggeber Markterkundungen zur Vorbereitung der Auftragsvergabe und zur Unterrichtung potenzieller Unternehmen über seine Auftragsvergabepläne und -anforderungen durchführen.  Die Markterkundung dient einerseits als Unterstützung bei der Planung und Durchführung des Vergabeverfahrens, und andererseits unterrichtet sie die Speiseanbieter über ein bevorstehendes Ausschreibungsverfahren eines öffentlichen Auftraggebers.

Am Anfang einer Markterkundung steht somit der Bedarf bestimmte Verpflegungsleistungen am Markt zu beschaffen. Die Markterkundung dient dazu, diesen Bedarf unter Berücksichtigung der jeweiligen Markt- und Anbietersituation zu konkretisieren. Mit einem fundierten Marktüberblick fällt es leichter, die Anforderungen an die zu erbringende Leistung bei der anschließenden Beschaffung so auszuformulieren, dass passende und wirtschaftliche Angebote eingehen.

Die Ansicht, eine Markterkundung und damit eine Ansprache des Marktes vor der Durchführung einer Ausschreibung sei nicht zulässig, ist immer noch weit verbreitet. Dies ist jedoch nicht der Fall.

Die vergaberechtlichen Vorschriften erlauben dem öffentlichen Auftraggeber ausdrücklich eine Markterkundung zur Vorbereitung der Auftragsvergabe und zur Unterrichtung der Unternehmen über seine Auftragsvergabepläne und -anforderungen durchzuführen (vgl. § 28 Abs. 1 VgV, § 20 UVgO). Dagegen darf kein Vergabeverfahren zum Zwecke einer Markterkundung erfolgen – die Markterkundung muss also für die beteiligten Unternehmen als solche erkennbar sein.

Die Markterkundung erfolgt zu Beginn der Vorbereitung der Ausschreibung, idealerweise nach der Bedarfsanalyse und einem ersten Entwurf der geplanten Leistungsbeschreibung. Dabei hat der Träger auch hier die allgemeinen Vergabegrundsätze zu beachten. Dies sind die Grundsätze der Transparenz, der Gleichbehandlung, des Wettbewerbs sowie der Berücksichtigung der Interessen klein- und mittelständischer Unternehmen. Die Erläuterungen zu den Grundsätzen finden sich in § 97 GWB für EU-weite Verga­ben und in § 2 UVgO für Vergaben im Anwendungsbereich der UVgO.

Aus dem vergaberechtlichen Wettbewerbsgrundsatz kann zudem abgeleitet werden, dass die Markterkundung möglichst mit mehreren Unternehmen (empfehlenswert sind min. 3 besser 5 Marktteilnehmer) erfolgen sollte. Dies vermeidet zudem Fehler bei einer auf der Markterkundung basierenden Auftragswertschätzung – bei nur einem abgefragten Unternehmen kann es zu einer nicht markgerechten Abbildung der Preise kommen, wenn diese Unternehmen besonders günstig oder besonders teuer ist.

Das Ergebnis einer erfolgreichen Markterkundung ist eine Definition bzw. Konkretisierung des Beschaffungsgegenstandes, die einerseits den Anforderungen des Auftraggebers aber auch den Möglichkeiten der Anbieterseite gerecht wird und wirtschaftlich abgebildet werden kann.

Ebenso ermöglicht die Markterkundung dem Auftraggeber fundierte Vergabeunterlagen zu erstellen und über eine realistische Kalkulationsgrundlage zu verfügen.

Im ersten Schritt sollte der Träger prüfen, ob für die zu beschaffenden Verpflegungsleistungen aktuell laufende Verträge bestehen, die vor einer Neuvergabe gekündigt werden müssen. Dabei ist sicher zu stellen, dass der Kündigungszeitpunkt so gewählt wird, dass ausreichend Zeit für die Beschaffung bleibt sowie dem neuen Vertragspartner die erforderliche Vorlaufzeit vor dem Vertragsstart bzw. dem Leistungsbeginn eingeräumt wird. Dabei ist zu beachten, dass ein Vergabeverfahren mehrere Monate dauern kann. Ein Überblick über den zeitlichen Ablauf der Vergabe bietet die Zeitschiene zur Vergabe auf der KOMPASS Startseite.

Praxisbeispiel: Der Vertrag mit dem derzeitigen Dienstleister läuft zum Jahresende aus und kann oder soll nicht verlängert werden. Wenn die Leistung ohne Unterbrechung benötigt wird, muss der neue Vertragspartner die Verpflegungsleistungen ab dem 1. Januar umsetzen können. Für einen reibungslosen Übergang muss der neue Vertrag u.U. mehrere Wochen vor Jahresende abgeschlossen sein.

Sind dem Träger bereits zwingende Anforderungen an die zu erbringenden (Verpflegungs-) Leistungen sowie an den künftigen Vertragspartner bekannt, sollte diese vorab skizziert werden. Leistungsbestandteile, die definitiv nicht benötigt werden, sind ebenfalls festzuhalten. Der Träger sollte alle zu klärenden Fragen vor der Marktansprache schriftlich zusammenfassen. Dies kann beispielsweise in Form eines ersten Entwurfs der Leistungsbeschreibung und eines einheitlichen Fragebogens geschehen.

Praxisbeispiel: Vor einer Markterkundung zur Beschaffung von Verpflegungsleistungen kann ein erster Entwurf der Leistungsbeschreibung erstellt werden.

So können beispielsweise folgende Punkte definiert werden:

• Anzahl und Altersstruktur der Essenteilnehmer*innen
• Rahmenbedingungen
• Eignungskriterien
• Ausführungsbedingungen
• Geforderte Zertifikate (z.B. eine DGE Zertifizierung)
• Anforderungen an den Speiseplan
• Nachhaltigkeitsaspekte

Die Markterkundung bietet aber auch die Möglichkeit erste Anhaltspunkte für die Ermittlung des potenziellen Auftragswerts zu erhalten. Mit dem potenziellen Auftragswerts kann einerseits abgeschätzt werden, welches Vergabeverfahren umgesetzt werden kann und kann überprüft werden, ob die bereitstehenden Haushaltsmittel für zu beschaffenden Leistungen ausreichen.

Hat der Träger seinen Beschaffungsbedarf skizziert und sind die zu klärenden Fragen zusammengefasst, kann die Markterkundung beginnen. Dabei sollte der Träger zunächst auf unterschiedliche Informationsquellen zurückgreifen.

Für allgemeine Informationen bieten sich an:

• Internetrecherchen
• Nutzung der Datenbank „Speisenanbieter im Land Brandenburg“ der Vernetzungsstelle Brandenburg
• Anfrage beim Deutsche Hotel- und Gaststättenverband e. V. (DEHOGA Brandenburg), dem VDSKC – Verband Deutscher Schul- und Kitacaterer e.V., den regionalen Wirtschaftsförderungen, der Industrie- und Handelskammern (IHK), etc.
• Anfragen bei Sozialunternehmen
• Messebesuche
• Kataloge und Fachzeitschriften
• Recherchen im Bekanntmachungsservice, im TED oder auf bund.de und dadurch Zugriff auf Unterlagen anderer Auftraggeber auf den Vergabeportalen

Darüber hinaus ist eine gezielte Marktansprache empfehlenswert.

Eine gezielte Marktansprache kann wie folgt umgesetzt werden:

• Anfrage (E-Mail/Telefon) bei Marktteilnehmern
• persönliche Präsentationen und Leistungsvorstellung durch Marktteilnehmer
• sonstige Marktsondierungsgespräche mit einzelnen Marktteilnehmern

Hierbei können beispielsweise Informationen zu folgenden Punkten erlangt werden:

• Kann der Markt die angefragten (Verpflegungs-) Leistung überhaupt erbringen?
• Welche und wie viele Anbieter (auch nur Händler) sind hierzu (regional) in der Lage?
• Welche Preise sind zu erwarten, wie stark weichen die eingeholten Preisinformationen voneinander ab? Auch hier gilt, es sollten mindestens drei Preisinformationen eingeholt werden.
• Welche Vertragsart ist für die nachgefragten Leistungen umsetzbar?
• Welche konkreten Verpflegungsleistungen sind in welcher Qualität am Markt verfügbar (Bio-Anteil und weitere Nachhaltigkeitsaspekte, DGE-zertifizierte Caterer mit entsprechenden Menülinien, externes Personal, etc.)?
• Über welche Referenzen oder Erfahrungen verfügen die Anbieter?
• Informationen für die Wirtschaftlichkeitsberechnung
• Zu zusätzlich benötigten Leistungen, z.B. Ausgabepersonal, Reinigungsleistungen, Getränkelieferung, Kioskbetrieb, etc.

In Bezug auf die Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten können beispielsweise folgende Informationen erfragt werden:

• Welche allgemeinen Nachhaltigkeitsaspekte können berücksichtigt werden?
• Sind die Unternehmen zertifiziert, liegt beispielsweise eine Bio-Zertifizierung für die Gemeinschaftsverpflegung vor, und stehen mögliche Zertifizierungen im Zusammenhang mit dem konkreten Auftragsgegenstand?
• Welche sozialen Kriterien kommen im Rahmen der Leistungserbringung in Frage?
• Welche möglichen Probleme können durch die Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten entstehen (bspw. höhere Kosten)?

Wichtig: Bei der Marktansprache darf nicht der Anschein erweckt werden, dass ein verbindliches Angebot abgefragt wird, das (unmittelbar) zu einem Vertragsschluss führen soll. Die öffentlichen Auftraggeber haben daher im Rahmen der Markterkundung die Teilnehmer ausdrücklich aufzufordern lediglich „Preisinformationen“ oder „Information zum Zwecke der Markterkundung“ einzureichen.

Eine Formulierung wie beispielsweise „Hiermit fordern wir Sie auf, ein verbindliches Preisangebot für die Leistung einzureichen“ ist nicht zulässig.

Stattdessen sollte die folgende oder eine ähnliche Formulierung gewählt werden:

„Hiermit bitten wir zum Zwecke der Markterkundung um die Übersendung einer Preisinformation für die Verpflegungsleistung.“

Es sollten nach Möglichkeit nicht nur „bekannte und bewährte“ Marktteilnehmer angefragt, sondern eine wettbewerbsoffene Markterkundung durchgeführt werden. Träger sollten den Markt der Anbieter pflegen und die Vielfalt der Marktteilnehmer fördern.

Um die vergaberechtlichen Grundsätze, insbesondere den Gleichbehandlungs- und Transparenzgrundsatz zu wahren, sind der Ablauf und die Ergebnisse der Markterkundung zu dokumentieren. Inhalt der Dokumentation sind die Art der Markterkundungsmaßnahme, die daraus gezogenen Erkenntnisse, welche Marktteilnehmer welche Informationen erhalten haben und welche Rückmeldungen erfolgt sind und die Kontaktdaten der Unternehmen.

Bei dem anschließenden Beschaffungsvorgang kann dann einfach auf die bereits ermittelten Angaben zurückgegriffen werden.

Schriftliche Telefonnotizen und Rückmeldungen der Anbieter sind in einer Akte zusammenführen. Bei dem anschließenden Beschaffungsvorgang kann dann auf die bereits ermittelten Angaben zurückgegriffen werden.

Wird ein Unternehmen im Rahmen einer Markterkundung befragt oder berät es den Auftraggeber im Vorfeld einer Ausschreibung, kann es für ein Unternehmen zu einer sog. „Vorbefassung“ führen (vgl. § 7 VgV, § 5 UVgO). Die Teilnahme eines vorbefassten Unternehmens am Vergabeverfahren ist grundsätzlich zulässig. Der öffentliche Auftraggeber hat jedoch Maßnahmen zur Wiederherstellung der Chancengleichheit aller am Vergabeverfahren beteiligten Unternehmen zu ergreifen. Das heißt, der Auftraggeber hat dafür zu sorgen, dass alle Unternehmen über den gleichen Informationsstand verfügen, in dem der Auftraggeber die Informationen oder aber auch Unterlagen oder Ausarbeitungen allen Bietern gleichermaßen zur Verfügung stellt.

Haben Unternehmen durch ihre Teilnahme an der Markterkundung ggf. auch zeitliche Vorsprünge erlangt, hat der öffentliche Auftraggeber diese durch entsprechend längere Fristen im Vergabeverfahren auszugleichen.

Welche Maßnahmen im Einzelfall zu ergreifen sind, kann der öffentliche Auftraggeber im Einzelfall auch anhand der allgemeinen Vergabegrundsätze beurteilen. Es gilt, dass der öffentliche Auftraggeber alle Informationen und Unterlagen bereitzustellen hat, die für alle Bieter gleiche Wettbewerbsbedingungen ermöglichen. Dabei ist zu beachten, dass Arbeitsergebnisse, Besprechungsprotokolle oder aber auch Preisinformationen, die Unternehmen als Geschäftsgeheimnisse ansehen, nicht bereitgestellt werden dürfen.

Falls im Einzelfall keine Maßnahme geeignet ist, den Wissensvorsprung des vorbefassten Unternehmens auszugleichen, ist zu prüfen, ob das vorbefasste Unternehmen zur Vermeidung einer unzulässigen Wettbewerbsverzerrung vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden muss. Hierbei müssen § 7 Abs. 3 VgV und § 5 Abs. 3 UVgO beachtet werden.

Die Ergebnisse der Markterkundung können unmittelbar in die anschließende Beschaffung bzw. Ausschreibung der Verpflegungsleistungen einfließen.

Die Schätzung des voraussichtlichen Auftragswerts kann ein wichtiges Ergebnis der Markterkundung sein und dient u.a. zur Planung der Haushaltsmittel. Zudem ist die Auftragswertschätzung Grundlage für die Bestimmung des richtigen Vergabeverfahrens und dient im späteren Vergabeverfahren als Anhaltspunkt bei der Beurteilung, ob die eingereichten Angebote wirtschaftlich sind.

Anhand der Ergebnisse der Markterkundung kann dann eine abschließende Bedarfsanpassung insbesondere unter Berücksichtigung der bisher angenommen zu beschaffenden Verpflegungsleistungen vorgenommen werden.

Die Markterkundung versetzt den Auftraggeber somit in die Lage seine Vergabeunterlagen auszugestalten.

Der Auftraggeber kann mittels der Markterkundung beispielsweise besser entscheiden, welches Vergabeverfahren gewählt wird, welche Eignungsanforderungen aufgestellt werden sollen, ob Nachhaltigkeitskriterien oder aber andere umweltbezogene oder soziale Kriterien entweder ergänzend zu den Mindestanforderungen oder aber ausschließlich als Zuschlagskriterien Berücksichtigung finden sollen.

Auch können die aus der Markterkundung gewonnenen Kenntnisse über strukturelle Merkmale des betroffenen Marktes berücksichtigt werden und beispielsweise zu einer Losbildung führen.

Im Rahmen von Probeessen kann auch die Sensorik (Farbe, Geschmack, Geruch, Textur) in die Bewertung der angebotenen Leistung Eingang finden. Die damit einhergehende starke Subjektivität der Einschätzung kann durch vorab definierte Bewertungsbögen wie auch die Zusammensetzung sowie eine größere Anzahl an Jury-Mitgliedern abgefedert werden. In Summe führen subjektive Ergebnisse so zu „objektiven“ Ergebnissen.

Sofern vorab transparent gemacht wurde, nach welchen Kriterien Bieter zum Probeessen eingeladen werden, kann das Probeessen auf diejenigen Bieter beschränkt werden, die eine realistische Chance auf Zuschlagserteilung haben.

Hier kann nach dem „Prinzip der engeren Wahl“ vorgegangen werden, d.h. vorangehende Wertungsstufen müssen erfolgreich durchlaufen worden sein.

Auch Schüler*innen können Probeessen mit bewerten. Wie auch hinsichtlich anderer Jury-Mitglieder, ist die Zusammensetzung der Teilnehmer am Probeessen allerdings vorab bestimmbar festzulegen, um den Grundsatz der Transparenz gerecht zu werden.

Gemäß den Grundsätzen der Gleichbehandlung und Transparenz des Vergabeverfahrens sind im Vorfeld Vorgaben für die Durchführung der Probeessen festzulegen und den Bietern bekannt zu machen.

Um miteinander vergleichbare, einheitliche Beurteilungsgrundlagen zu schaffen ist es ratsam, den Bietern konkrete Speisevorgaben für das Probeessen zu machen. So reicht es nicht aus „Fleisch“ abzufragen. Um eine nachvollziehbare Vergleichbarkeit zu ermöglichen, sind konkretere Vorgaben, z. B. „Hühnerbrust aus 100% biologischer Tierhaltung“, ratsam.

Bei der Formulierung von Vertragsstrafenklauseln müssen die strafbewehrten Vertragspflichten und Fristen klar bestimmt werden und widerspruchsfrei sein, damit sie von den Vertragsparteien einheitlich verstanden werden. Wichtig ist zudem, dass es sich um messbare Kriterien handelt.

Sollen Pflichtverletzungen in Bezug auf sämtliche Vorgaben an die zu verwendenden Produkte, wie sie sich aus der Leistungsbeschreibung ergeben, strafbewehrt sein, ist dies eindeutig in Bezug zu nehmen. Bei der Festlegung der Vertragsstrafen muss einzelfallbezogen beachten werden, dass der Auftragnehmer nicht benachteiligt oder ihm ein unzumutbares Risiko auferlegt wird. Insbesondere sollte dabei bedacht werden, dass das Gewährleistungsrecht einen Schutz vor Schlechtleistung bietet.

Seit der letzten großen Vergaberechtsreform dürfen explizit auch umweltbezogene und soziale Kriterien im Beschaffungsprozess berücksichtigt werden (vgl. § 97 Abs. 3 GWB / § 2 Abs. 3 UVgO).

Bieter dürfen dabei nicht diskriminiert werden. Die Umweltaspekte können dergestalt berücksichtigt werden, dass bspw. für die Essenszubereitung regionale Produkte genutzt werden sollen. Es darf aber kein kürzerer Transportweg oder ähnliches bevorzugt werden.

Nein. Gem. § 31 Abs. 6 VgV darf in der Leistungsbeschreibung nicht auf eine bestimmte Produktion oder Herkunft oder ein besonderes Verfahren, das die Erzeugnisse oder Dienstleistungen eines bestimmten Unternehmens kennzeichnet, verwiesen werden. Die Leistungsbeschreibung hat produktneutral zu erfolgen. Solche Verweise sind ausnahmsweise zulässig, wenn der Auftragsgegenstand anderenfalls nicht hinreichend genau und allgemein verständlich beschrieben werden kann; diese Verweise sind mit dem Zusatz „oder gleichwertig“ zu versehen. Dies stellt aber eine Ausnahme dar, die begründet werden muss.

Eignungskriterien sind unternehmensbezogen und zielen auf die Beurteilung der Eignung des Unternehmens ab, sprich darauf, ob das jeweilige Unternehmen in der Lage sein wird, den ausgeschriebenen Auftrag vertragsgemäß auszuführen.
Zuschlagskriterien sind demgegenüber leistungsbezogen und betreffen die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots. Beide sind strikt voneinander zu trennen.

Eignungskriterien und die Mittel, mit denen diese nachzuweisen sind, müssen in der Auftragsbekanntmachung festgelegt werden. Unternehmen sollen einfach feststellen können, ob sie in der Lage wären, den entsprechenden Auftrag auszuführen. Ein Verweis in der Bekanntmachung auf die Vergabeunterlagen reicht ebenso wenig aus, wie die bloße Nennung im Leistungsverzeichnis.

Auch bei der Linksetzung ist Vorsicht angebracht – diese ist nur dann ausreichend, wenn sie sich an entsprechender Stelle im Bekanntmachungsformular befindet und direkt (ohne weiteres „Durchklicken“) auf das entsprechende Dokument, das die Eignungskriterien und Nachweise enthält, führt. Entsprechend sollte besser auf eine Verlinkung verzichtet werden.

Im Rahmen der Eignungsprüfung gibt es nur die Ergebnisse: geeignet oder ungeeignet. Ein „Mehr an Eignung“ darf im Rahmen der Eignungsprüfung nicht berücksichtigt werden.

Trotzdem sind Eignungskriterien nicht zwangsläufig immer Ausschlusskriterien. Es liegt im Ermessen des Auftraggebers einzelne Eignungskriterien direkt als „A-Kriterien“ in Form von Mindestanforderungen auszugestalten, sodass der jeweilige Bieter bei Nichterfüllung auszuschließen ist.

Der Auftraggeber kann auch mittels einer Bewertungsmatrix Punkte je Kriterium vergeben und die Bietereignung etwa unterhalb einer bestimmten Mindestpunktzahl verneinen.

Als Regelobergrenze gilt eine Laufzeit von fünf Jahren (vgl. § 3 Abs. 2 Satz 1 KonzVgV). Eine längere Laufzeit ist zwar möglich, muss aber damit zu begründen sein, dass der Investitionsaufwand für die Erbringung der Dienstleistung nicht innerhalb der fünf Jahresgrenze erwirtschaftet werden kann.

Welche Personen im Prozess der Vergabe und Ausschreibung involviert werden sollten, ist für jede Einrichtung individuell zu betrachten. Um eine möglichst hohe Akzeptanz und Zufriedenheit der Kita- und Schulverpflegung zu erreichen, ist eine Einbindung aller betroffenen Akteurinnen und Akteure wünschenswert; der Kita-Ausschuss bzw. die schulischen Gremien, wie der Eltern- und die Schulkonferenz, sollten frühzeitig informiert werden.

Zunächst kann der Träger den Kontakt mit den betroffenen Einrichtungen aufnehmen und deren Wünsche und Konzepte vor Ort abfragen. Auch die räumlichen Rahmenbedingungen sollten bekannt sein und vorliegen. Zudem sollten grundlegende Fragen der Verpflegung und Gegebenheiten geklärt werden, wie:

• Ist eine Eigen- oder Fremdbewirtschaftung vorgesehen?
• Welches Verpflegungssystem kann angeboten werden (z. B. Mischküche bei Eigenbewirtschaftung, Warmanlieferung, Cook & Chill etc. bei Fremdbewirtschaftung)?
• Wie hoch ist die Anzahl täglich auszugebender Speisen?
• Wie viele Essenteilnehmer fasst der Speiseraum bei 100%-iger Auslastung?

Hierfür kann das Liegenschaftsverwaltende Amt beteiligt werden. Das Rechtsamt mit einzubeziehen ist ratsam, um die vergaberechtlichen Abläufe und die rechtlich einwandfreie Darstellung der Inhalte der Leistungsbeschreibung sicherzustellen.

Für eine ernährungswissenschaftliche Perspektive ist die Einbindung einer ökotrophologischen Fachkraft empfehlenswert. Sollte dies nicht möglich sein, ist eine Begleitung seitens des Veterinärwesens (Lebensmittelüberwachung) ebenfalls sinnvoll.

Welche Abteilungen oder Personen darüber hinaus in dem Prozess involviert werden sollten, muss im Einzelfall betrachtet werden und ist von der jeweiligen Kommune abhängig.

Welche Abteilungen oder Personen darüber hinaus in dem Prozess involviert werden sollten, muss im Einzelfall betrachtet werden und ist von der jeweiligen Kommune abhängig.

In den Leistungsbeschreibungen können alle Anforderungen, die gewünscht sind, beschrieben werden, somit auch die gewünschte Höhe des Bio-Anteils in Prozent-Angabe oder alternativ ganze Warengruppen, die in Bioqualität angeboten werden müssen. Zu bedenken ist, ob die gewünschten Leistungen auch finanzierbar sind. Jede Anforderung spiegelt sich in den Preisen für das Essen wider.

(z. B. die Festlegung von regelmäßigen Befragungen zur Zufriedenheit der Schülerinnen und Schüler)

Idealerweise verfügen Kommunen über ein abgestimmtes Kommunikationskonzept im Rahmen der Ausschreibungsvorbereitung, um eine gesundheitsförderliche und ausgewogene Kita- und Schulverpflegung zu gewährleisten. Zusätzlich zu den festgelegten Standards erhalten die Einrichtungen die Möglichkeit, individuelle einrichtungsspezifische Anforderungen zu formulieren z. B.: Soll der Caterer bei Festen beteiligt sein? Wer soll im Verpflegungsausschuss mitwirken? Wie sorge ich für möglichst geringe Fluktuationen bei den Ausgabekräften?

Die Konzepte werden im Vorfeld gesichtet und um alle Punkte, die man bereits als Standard in der Leistungsbeschreibung beschrieben sind oder die vergaberechtlich nicht Inhalt sein dürfen, zu bereinigen. Im Rahmen der Ausschreibung wird von den Anbietern ein Konzept eingeholt, in dem sie darzulegen haben, wie die Sicherstellung der definierten Anforderung erfolgt.

Vertragsbestandteil ist somit der Ausschreibungstext, der sich aus einrichtungsindividuellen und festen Standards der Kommune/Träger zusammensetzt. Die Anbieter verpflichten sich, entsprechende Kriterien zu erfüllen.

Regelmäßige Befragungen der Schülerinnen und Schüler zur Zufriedenheit mit dem Essen ist zum Beispiel ein Regelbestandteil praxisnahen Leistungsbeschreibungen. Diese sollten dem Träger und der Einrichtung einmal jährlich vorgelegt werden. Daraus sich ergebende Diskrepanzen führen zu Gesprächen, mit dem Ziel, diesen auf den Grund zu gehen und Lösungsansätze für Verbesserungen zu vereinbaren.

In der Regel werden die Anforderungen des DGE-Qualitätsstandard für die Kita- und Schulverpflegung sowie ein Vertragscontrolling verpflichtend umgesetzt (z. B. durch Speiseplan-Checks). Bei der Ausschreibung der Vertragsleistung aus generellen und einrichtungsindividuellen Anforderungen wird der Preis in der Regel mit 30 Prozent und weitere Faktoren wie zum Beispiel die Qualität und die Kommunikation mit 70 Prozent gewichtet. Dadurch wird neben der Qualitätssicherung auch ein regelmäßiger Austausch mit den Einrichtungen und  den Caterern gewährleistet. Hierunter zählt auch die Kommunikation im Zusammenhang mit Personalwechseln.

In welchem Umfang eine Verbindlichkeit zur Qualitätssicherung festgehalten wird, liegt im Ermessen des Auftraggebers und ist abhängig davon wie engmaschig Kontrollen vorgenommen werden können und sollen. Grundsätzlich ist alles denkbar. Als Nachweis könnten zum Beispiel regelmäßige DGE-Speiseplanchecks vorgenommen und Produktionspläne oder Dokumentationen der Warmhaltezeiten (wie etwa Tourenpläne) eingefordert werden.

Aus Vergaberechtlicher Sicht ist die Objektivität der Bewertung, die Nachvollziehbarkeit für alle Bieter sowie die Dokumentation von besonderer Bedeutung.

D.h. mit der Ausschreibung muss der Ablauf des Probeessens festgelegt, dokumentiert und bekanntgegeben werden. Dazu gehört:

• Datum und Ablauf der Probeessen müssen bekanntgegeben werden
• Zusammensetzung der TesterInnen sind festzulegen und zu benennen inkl. Nennung von ErsatztesterInnen falls jemand ausfällt.
• Definition des Also nicht „Mittagessen“ oder „Hähnchenbrust“, sondern z.B. „Hähnchenbrustfilet aus Freilandhaltung mit Currysoße, gedünstete Möhren und Bio-Vollkornreis“. Also für alle Bieter die gleiche Aufgabe. Die Anzahl der „Gänge“ sollte klar sein.
• Bewertungsmatrix muss definiert und bekanntgegeben werden.

Den TestesserInnen müssen Regeln für die Durchführung eines Probeessens vorgegeben werden:

• Vor dem Essen muss eine Belehrung darüber erfolgen, ob ein Jury-Mitglied mit einem der Unternehmen verwandt, verschwägert oder in sonstiger Weise verbunden ist. Falls ja, Austausch des betroffenen Mitglieds.
• Das Probeessen erfolgt unabhängig vom Unternehmen. D. h. die Tester kennen zwar die Namen, nicht jedoch von welchem konkreten Bieter das Essen zuzuordnen ist.
• Anleitung zum Ausfüllen der Bögen austeilen
• Einteilung und Benennung der Menükomponenten festlegen
• Reihenfolge der zu verkostenden Speisen vorgeben
• Jede/r hat so viel Zeit, wie er/sie benötigt
• Während der Verkostung nicht miteinander über die Bewertung sprechen
• Speisen direkt nach dem Probieren bewerten, erst im Anschluss mit der nächsten Komponente beginnen
• Nach jeder Komponente einen Schluck Wasser zum Neutralisieren trinken
• Bewertung eindeutig vornehmen (z.B. Kreuze nicht zwischen den Kästen)
• Begründungen für die Bewertung sind erlaubt, subjektive Meinungen aber nicht (z.B. „Das sieht komisch aus!“)
• Testportionen müssen nicht aufgegessen werden
• Es ist in Ordnung, wenn jemand bestimmte Speisen nicht testen möchte
• Es können keine Fehler gemacht werden

Eine Bevorzugung von Brandenburger Unternehmen ist vergaberechtlich nicht möglich. Vereinfacht man die Ausschreibungskriterien damit sich kleine oder mittlere Unternehmen (KMU) beteiligen können, so erleichtert man auch die Beteiligung großer Unternehmen.

Brandenburger Produkte können gefördert werden, indem eine Verpflegung mit überwiegend saisonalen und regionalen Produkten gefordert wird. Dabei stellt sich die Frage nach der Kontrolle der Einhaltung dieser Forderungen.

In der Leistungsbeschreibung kann lediglich die Einhaltung der gesetzlichen und tarifvertraglichen Mindestvorgaben gefordert werden. Übertarifliche Bezahlung kann nicht eingefordert werden, da dies allein dem Unternehmen freigestellt ist.

Bestehen keine anderen Mindestentgelt-Regelungen z. B. nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz oder liegt das danach zu zahlende Arbeitsentgelt unter dem Mindestarbeitsentgelt je Stunde auf Grundlage des § 6 Absatz 2 des Brandenburgischen Vergabegesetzes von zzt. 13,00 Euro brutto, so sind allen bei der Ausführung der Leistungen Beschäftigten für den Einsatz im Rahmen dieses Auftrages mindestens ein Bruttoentgelt von 13,00 Euro gerechnet auf die Arbeitsstunde zu bezahlen. Das Mindestentgelt entspricht dabei dem regelmäßig gezahlten Grundentgelt für eine Zeitstunde, ohne Sonderzahlungen, Zulagen oder Zuschlägen.

Die in den Angebotsunterlagen geforderten Referenzen sind von dem Bieter dem Angebot beizufügen.

Der Verpflegungsausschuss untersucht die Ist-Situation an der Schule/Kita, um Schwächen und Potenziale im Hinblick auf die Verpflegung auszumachen. Bei diesem Schritt ist es wichtig, den Schul- bzw. Kitaträger einzubeziehen. Dabei können Aspekte wie rechtliche Rahmenbedingungen, Raumsituation, Schüler- bzw. Kinderzahl (aktuell und künftig), organisatorische Rahmenbedingungen sowie die Marktsituation relevant sein.

Als Ergebnis der Ist-Analyse werden die Ziele der Ausschreibung formuliert. Die Ist-Analyse bildet somit die Basis für die Entscheidungsprozess im Rahmen der Ausschreibung.

Nein, alle Mindestanforderungen an die Leistung müssen mit dem Angebot, teilweise spätestens mit der Zuschlagserteilung vorliegen.

Eine Kommune möchte die Belieferung von Kitas und Horten mit Lebensmitteln für das Frühstück und Vesper vergeben. Bisher erfolge der Lebensmitteleinkauf selbstständig durch die Einrichtungen und anschließender Abrechnung mit dem Träger.

Die Einrichtungen sollen nun selbstständig bei einem gemeinsamen Lieferanten alle für das Frühstück und Vesper benötigten Lebensmittel einschließlich Bedarfsgegenständen für die jeweilige Einrichtung in den einrichtungsspezifischen Mengen, Qualitäten und Lieferrhythmen bestellen können. Die Abrechnung soll monatlich, entsprechend der bestellten Mengen aller Einrichtungen, zwischen dem Lieferant und dem Träger erfolgen. Es soll keinen vorgegeben Warenkorb, keine festgelegten Lieferrhythmen oder Qualitäten geben.

Welches vergaberechtliche Verfahren ist hier zu wählen?

Je nach geschätztem Auftragswert, kann hier eines der Regelverfahren im Unter- oder Oberschwellenbereich gewählt werden. Als Vertragsgrundlage sollte jedoch eine Rahmenvereinbarung gewählt werden – diese bietet eine ausreichende Flexibilität, weil keine Mindestabnahmemenge vereinbart werden muss. Auf der anderen Seite muss der Auftragnehmer bei Abruf leisten. Dabei gilt es die speziellen vergaberechtlichen Anforderungen – so etwa die Maximallaufzeit und den Mindestinhalt n der Bekanntmachung – an die Rahmenvereinbarung zu beachten.

Kann der Preis in dieser Situation als Zuschlagkriterium berücksichtigt werden?

Ja, das wäre zulässig.

Wenn ja, wie kann eine vergaberechtlich sichere Preisbewertung gestaltet werden?

Es sollten die einzelnen Produkte, die Gegenstand der Rahmenvereinbarung sein sollen, bepreist und der so entstehende Gesamtpreis mittels einer linearen Interpolation bewertet werden.