KOMPASS – FAQ

Häufige Fragen & Antworten rund um die Vergabe von Verpflegungsleistungen

Grundlegendes zum Vergabeverfahren

Was sind die ersten Schritte und wo fange ich an?

Zunächst muss die ausschreibende Stelle festlegen, welche Leistung erbracht werden soll. Daraus ergibt sich die Auftragsart: Handelt es sich bei der Ausschreibung um einen reinen Lieferauftrag, einen Dienstleistungsauftrag oder um eine Dienstleistungskonzession? Bei diesen Vergabeverfahren handelt es sich im Regelfall um sehr komplexe Vergaben.

Die vermeintliche Auftragshöhe, die realistisch über die gesamte Vertragslaufzeit mit etwaiger Verlängerungsoption zu schätzen ist, regelt die anzuwendenden Vergabeverfahren im Rahmen nationaler oder EU-weiter Regelungen. Diese muss gegebenenfalls mit dem jeweiligen Rechtsamt im Vorfeld abgestimmt werden. Danach müssen die gewünschten Leistungen in eine Leistungsbeschreibung überführt werden. Diese Leistungsbeschreibung muss umfassend und erschöpfend alle Forderungen beschreiben. Es ist zu beachten, dass die Leistungsbeschreibung den Kernbestand der nach Zuschlagserteilung auszuführenden vertraglichen Leistung darstellt.

Danach sollten die Eignungskriterien bestimmt und festgelegt werden, diese sind in den Grenzen der jeweiligen anzuwendenden Regelungen zu definieren und bekanntzumachen. Auch hier sollte im Zweifel das jeweilige Rechtsamt eingebunden werden.

Es muss entschieden werden, welche Wertungskriterien für die Auswertung der Angebote angesetzt werden sollen und unter welchen Gesichtspunkten die Auswertung erfolgen soll, zum Beispiel:

  • Für welche Qualitätskriterien soll der Essensversorger Nachweise vorlegen?
  • Welche Nachweise sollen verlangt werden und wie werden die Aussagen im Einzelfall bewertet?

Ein wichtiger Faktor im Prozessverlauf sind außerdem die vertraglichen Inhalte während der Ausführungszeit. Aspekte, die dabei berücksichtigt werden sollten, sind insbesondere:

  • Pachtzahlungen
  • Nebenkosten
  • Schlechtleistungen
  • Vertragsstrafen
  • Dokumentationswünsche
  • Nachweise während der Vertragslaufzeit
  • Personaleinsatz sowie
  • Wartungen und Reparaturen.

Wie wird berechnet, ob ich den Schwellenwert erreiche und welche Konsequenz hat es, wenn sich herausstellt, dass der vorher berechnete Schwellenwert überschritten wird?

Die Berechnung des Schwellenwertes hat nach den Regeln des § 3 VgV zu erfolgen. Solange die Berechnung des Schwellenwertes auf einer ordnungsgemäß ermittelten Grundlage erfolgt, ist es ohne rechtlichen Belang, wenn die eingehenden Angebote über dem geschätzten Auftragswert liegen.

Ist es möglich, die Losbildung so auszugestalten, dass nicht nur Großanbieter an der Ausschreibung teilnehmen?

Die Zielsetzung bei der Losvergabe ist, klein- und mittelständische Interessen bei der Vergabe vornehmlich zu berücksichtigen (vgl. § 97 Abs. 4 GWB). Entsprechend sind Aufträge in Form von (Teil- und Fach-) Losen zu vergehen, so dass sich Klein- und Mittelständische Unternehmen (KMU) an der Ausschreibung beteiligen können.

Daraus folgt jedoch nicht, dass der Auftrag in Kleinstlose unterteilt werden muss, damit sämtliche am Markt agierende KMU sich an der Ausschreibung beteiligen können. Maßgeblich für den Zuschnitt ist die durchschnittliche Größe der (jeweiligen) Markt tätigen durchschnittlichen KMU.

Sollten ökonomische oder technische Gründe es erfordern, dürfen bei der losweisen Vergabe (vgl. § 97 Abs. 3 GWB) mehrere oder alle Teil- oder Fachlose zusammen vergeben werden. Sprich, der nach Losen aufgeteilte Auftrag wird an ein Unternehmen vergeben. Dies wird als Gesamtvergabe bezeichnet. Eine solche Gesamtlosvergabe stellt allerdings eine absolute Ausnahme dar, die im Einzelfall genau geprüft und sehr gut begründet werden muss.

Kann ich auf die Losbildung verzichten?

Auf eine Aufteilung nach Losen darf nur verzichtet werden, wenn sowohl technische als auch wirtschaftliche Gründe gegen die losweise Vergabe sprechen. Der Verzicht auf eine Aufteilung nach Losen sollte die Ausnahme bleiben. Verzichtet ein Auftraggeber auf die loseweise Vergabe, muss deutlich darlegt werden, wieso auf eine Aufteilung nach Losen verzichtet wurde oder wieso mehrere Fachlose zusammengelegt wurden. Ein erhöhter Aufwand für Koordination und Durchführung des Vergabeverfahrens ist kein triftiger Grund gegen die Aufteilung nach Losen.

Wichtige Gründe müssen zudem bereits in den Vergabeunterlagen gargelegt und dokumentiert werden.

Was gilt bei der Erstellung von Vertragsstrafenklauseln zu beachten?

Bei der Formulierung von Vertragsstrafenklauseln müssen die strafbewehrten Vertragspflichten und Fristen klar bestimmt werden und widerspruchsfrei sein, damit sie von den Vertragsparteien einheitlich verstanden werden. Wichtig ist zudem, dass es sich um messbare Kriterien handelt.

Sollen Pflichtverletzungen in Bezug auf sämtliche Vorgaben an die zu verwendenden Produkte, wie sie sich aus der Leistungsbeschreibung ergeben, strafbewehrt sein, ist dies eindeutig in Bezug zu nehmen. Bei der Festlegung der Vertragsstrafen muss einzelfallbezogen beachten werden, dass der Auftragnehmer nicht benachteiligt oder ihm ein unzumutbares Risiko auferlegt wird. Insbesondere sollte dabei bedacht werden, dass das Gewährleistungsrecht einen Schutz vor Schlechtleistung bietet.

Wie weise ich die Transparenz der Bedarfsermittlung nach?

Der Auftraggeber ist verpflichtet, das Vergabeverfahren von Beginn an fortlaufend zu dokumentieren. Unter Beginn des Vergabeverfahrens ist dabei nicht der formale, sondern der materielle Beginn des Vergabeverfahrens zu verstehen (vgl. Art. 84 Abs. 2 RL 2014/24/EU). Im Hinblick darauf sind auch die Maßnahmen in Bezug auf die Bedarfsermittlung hinreichend zu dokumentieren, sodass die entsprechende Entscheidungsfindung im Nachhinein nachvollzogen werden kann. Kommt die Vergabestelle dieser Verpflichtung nach, ist der Transparenz genüge getan.

Welche fachlichen Qualifikationen sind für den Ausschreibungs- und Vergabeprozess von Vorteil?

Empfehlenswert sind Kenntnisse im Vergaberecht, Vertragsrecht sowie Kenntnisse im Bereich Ernährung, insbesondere im Themengebiet der Kita- und Schulverpflegung.

Eine gute Vorbereitung ist alles!

Kann ich die Sensorik im Rahmen der Angebotswertung berücksichtigen?

Im Rahmen von Probeessen kann auch die Sensorik (Farbe, Geschmack, Geruch, Textur) in die Bewertung der angebotenen Leistung Eingang finden. Die damit einhergehende starke Subjektivität der Einschätzung kann durch vorab definierte Bewertungsbögen wie auch die Zusammensetzung sowie eine größere Anzahl an Jury-Mitgliedern abgefedert werden. In Summe führen subjektive Ergebnisse so zu „objektiven“ Ergebnissen.

Müssen sämtliche Bieter am Probeessen beteiligt werden?

Sofern vorab transparent gemacht wurde, nach welchen Kriterien Bieter zum Probeessen eingeladen werden, kann das Probeessen auf diejenigen Bieter beschränkt werden, die eine realistische Chance auf Zuschlagserteilung haben.

Hier kann nach dem „Prinzip der engeren Wahl“ vorgegangen werden, d.h. vorangehende Wertungsstufen müssen erfolgreich durchlaufen worden sein.

Können Schülerinnen und Schüler beim Probeessen mitbewerten?

Auch Schüler*innen können Probeessen mit bewerten. Wie auch hinsichtlich anderer Jury-Mitglieder, ist die Zusammensetzung der Teilnehmer am Probeessen allerdings vorab bestimmbar festzulegen, um den Grundsatz der Transparenz gerecht zu werden.

Ist es im Rahmen von Probeessen wichtig, dass alle das gleiche Essen bewerten?

Gemäß den Grundsätzen der Gleichbehandlung und Transparenz des Vergabeverfahrens sind im Vorfeld Vorgaben für die Durchführung der Probeessen festzulegen und den Bietern bekannt zu machen.

Um miteinander vergleichbare, einheitliche Beurteilungsgrundlagen zu schaffen ist es ratsam, den Bietern konkrete Speisevorgaben für das Probeessen zu machen. So reicht es nicht aus „Fleisch“ abzufragen. Um eine nachvollziehbare Vergleichbarkeit zu ermöglichen, sind konkretere Vorgaben, z. B. „Hühnerbrust aus 100% biologischer Tierhaltung“, ratsam.

Was gilt bei der Erstellung von Vertragsstrafenklauseln zu beachten?

Bei der Formulierung von Vertragsstrafenklauseln müssen die strafbewehrten Vertragspflichten und Fristen klar bestimmt werden und widerspruchsfrei sein, damit sie von den Vertragsparteien einheitlich verstanden werden. Wichtig ist zudem, dass es sich um messbare Kriterien handelt.

Sollen Pflichtverletzungen in Bezug auf sämtliche Vorgaben an die zu verwendenden Produkte, wie sie sich aus der Leistungsbeschreibung ergeben, strafbewehrt sein, ist dies eindeutig in Bezug zu nehmen. Bei der Festlegung der Vertragsstrafen muss einzelfallbezogen beachten werden, dass der Auftragnehmer nicht benachteiligt oder ihm ein unzumutbares Risiko auferlegt wird. Insbesondere sollte dabei bedacht werden, dass das Gewährleistungsrecht einen Schutz vor Schlechtleistung bietet.

Kann „Nachhaltigkeit“ auch als Vergabeaspekt herangezogen werden, wenn dies u.U. regionale Anbieter bzw. Erzeuger bevorzugt?

Seit der letzten großen Vergaberechtsreform dürfen explizit auch umweltbezogene und soziale Kriterien im Beschaffungsprozess berücksichtigt werden (vgl. § 97 Abs. 3 GWB / § 2 Abs. 3 UVgO).

Bieter dürfen dabei nicht diskriminiert werden. Die Umweltaspekte können dergestalt berücksichtigt werden, dass bspw. für die Essenszubereitung regionale Produkte genutzt werden sollen. Es darf aber kein kürzerer Transportweg oder ähnliches bevorzugt werden.

Darf auf geschützte geografische Herkunftsbezeichnungen abgestellt werden?

Nein. Gem. § 31 Abs. 6 VgV darf in der Leistungsbeschreibung nicht auf eine bestimmte Produktion oder Herkunft oder ein besonderes Verfahren, das die Erzeugnisse oder Dienstleistungen eines bestimmten Unternehmens kennzeichnet, verwiesen werden. Die Leistungsbeschreibung hat produktneutral zu erfolgen. Solche Verweise sind ausnahmsweise zulässig, wenn der Auftragsgegenstand anderenfalls nicht hinreichend genau und allgemein verständlich beschrieben werden kann; diese Verweise sind mit dem Zusatz “oder gleichwertig” zu versehen. Dies stellt aber eine Ausnahme dar, die begründet werden muss.

Wie sind Eignungskriterien von Zuschlagskriterien abzugrenzen?

Eignungskriterien sind unternehmensbezogen und zielen auf die Beurteilung der Eignung des Unternehmens ab, sprich darauf, ob das jeweilige Unternehmen in der Lage sein wird, den ausgeschriebenen Auftrag vertragsgemäß auszuführen.
Zuschlagskriterien sind demgegenüber leistungsbezogen
und betreffen die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots. Beide sind strikt voneinander zu trennen.

Wo und wie sind Eignungskriterien bekannt zu machen?

Eignungskriterien und die Mittel, mit denen diese nachzuweisen sind, müssen in der Auftragsbekanntmachung festgelegt werden. Unternehmen sollen einfach feststellen können, ob sie in der Lage wären, den entsprechenden Auftrag auszuführen. Ein Verweis in der Bekanntmachung auf die Vergabeunterlagen reicht ebenso wenig aus, wie die bloße Nennung im Leistungsverzeichnis.

Auch bei der Linksetzung ist Vorsicht angebracht – diese ist nur dann ausreichend, wenn sie sich an entsprechender Stelle im Bekanntmachungsformular befindet und direkt (ohne weiteres „Durchklicken“) auf das entsprechende Dokument, das die Eignungskriterien und Nachweise enthält, führt. Entsprechend sollte besser auf eine Verlinkung verzichtet werden.

Sind Eignungskriterien Ausschlusskriterien?

Im Rahmen der Eignungsprüfung gibt es nur die Ergebnisse: geeignet oder ungeeignet. Ein „Mehr an Eignung“ darf im Rahmen der Eignungsprüfung nicht berücksichtigt werden.

Trotzdem sind Eignungskriterien nicht zwangsläufig immer Ausschlusskriterien. Es liegt im Ermessen des Auftraggebers einzelne Eignungskriterien direkt als „A-Kriterien“ in Form von Mindestanforderungen auszugestalten, sodass der jeweilige Bieter bei Nichterfüllung auszuschließen ist.

Der Auftraggeber kann auch mittels einer Bewertungsmatrix Punkte je Kriterium vergeben und die Bietereignung etwa unterhalb einer bestimmten Mindestpunktzahl verneinen.

Wie lange darf eine Dienstleistungskonzession für die Schulverpflegung laufen und kann sie verlängert werden?

Als Regelobergrenze gilt eine Laufzeit von fünf Jahren (vgl. § 3 Abs. 2 Satz 1 KonzVgV). Eine längere Laufzeit ist zwar möglich, muss aber damit zu begründen sein, dass der Investitionsaufwand für die Erbringung der Dienstleistung nicht innerhalb der fünf Jahresgrenze erwirtschaftet werden kann.

Welche Personen sollten an dem Vergabeprozess beteiligt werden und wie?

Welche Personen im Prozess der Vergabe und Ausschreibung involviert werden sollten, ist für jede Einrichtung individuell zu betrachten. Um eine möglichst hohe Akzeptanz und Zufriedenheit der Kita- und Schulverpflegung zu erreichen, ist eine Einbindung aller betroffenen Akteurinnen und Akteure wünschenswert; der Kita-Ausschuss bzw. die schulischen Gremien, wie der Eltern- und die Schulkonferenz, sollten frühzeitig informiert werden.

Zunächst kann der Träger den Kontakt mit den betroffenen Einrichtungen aufnehmen und deren Wünsche und Konzepte vor Ort abfragen. Auch die räumlichen Rahmenbedingungen sollten bekannt sein und vorliegen. Zudem sollten grundlegende Fragen der Verpflegung und Gegebenheiten geklärt werden, wie:

  • Ist eine Eigen- oder Fremdbewirtschaftung vorgesehen?
  • Welches Verpflegungssystem kann angeboten werden (z. B. Mischküche bei Eigenbewirtschaftung, Warmanlieferung, Cook & Chill etc. bei Fremdbewirtschaftung)?
  • Wie hoch ist die Anzahl täglich auszugebender Speisen?
  • Wie viele Essenteilnehmer fasst der Speiseraum bei 100%-iger Auslastung?

Hierfür kann das Liegenschaftsverwaltende Amt beteiligt werden. Das Rechtsamt mit einzubeziehen ist ratsam, um die vergaberechtlichen Abläufe und die rechtlich einwandfreie Darstellung der Inhalte der Leistungsbeschreibung sicherzustellen.

Für eine ernährungswissenschaftliche Perspektive ist die Einbindung einer ökotrophologischen Fachkraft empfehlenswert. Sollte dies nicht möglich sein, ist eine Begleitung seitens des Veterinärwesens (Lebensmittelüberwachung) ebenfalls sinnvoll.

Welche Abteilungen oder Personen darüber hinaus in dem Prozess involviert werden sollten, muss im Einzelfall betrachtet werden und ist von der jeweiligen Kommune abhängig.

Welche Abteilungen oder Personen darüber hinaus in dem Prozess involviert werden sollten, muss im Einzelfall betrachtet werden und ist von der jeweiligen Kommune abhängig.

Inwiefern kann ein festgelegter Bioanteil in der Leistungsbeschreibung verankert werden?

In den Leistungsbeschreibungen können alle Anforderungen, die gewünscht sind, beschrieben werden, somit auch die gewünschte Höhe des Bio-Anteils in Prozent-Angabe oder alternativ ganze Warengruppen, die in Bioqualität angeboten werden müssen. Zu bedenken ist, ob die gewünschten Leistungen auch finanzierbar sind. Jede Anforderung spiegelt sich in den Preisen für das Essen wider.

Können einrichtungsindividuelle Kriterien als Anforderungen in die Leistungsbeschreibung aufgenommen werden?

(z. B. die Festlegung von regelmäßigen Befragungen zur Zufriedenheit der Schülerinnen und Schüler)

Idealerweise verfügen Kommunen über ein abgestimmtes Kommunikationskonzept im Rahmen der Ausschreibungsvorbereitung, um eine gesundheitsförderliche und ausgewogene Kita- und Schulverpflegung zu gewährleisten. Zusätzlich zu den festgelegten Standards erhalten die Einrichtungen die Möglichkeit, individuelle einrichtungsspezifische Anforderungen zu formulieren z. B.: Soll der Caterer bei Festen beteiligt sein? Wer soll im Verpflegungsausschuss mitwirken? Wie sorge ich für möglichst geringe Fluktuationen bei den Ausgabekräften?

Die Konzepte werden im Vorfeld gesichtet und um alle Punkte, die man bereits als Standard in der Leistungsbeschreibung beschrieben sind oder die vergaberechtlich nicht Inhalt sein dürfen, zu bereinigen. Im Rahmen der Ausschreibung wird von den Anbietern ein Konzept eingeholt, in dem sie darzulegen haben, wie die Sicherstellung der definierten Anforderung erfolgt.

Vertragsbestandteil ist somit der Ausschreibungstext, der sich aus einrichtungsindividuellen und festen Standards der Kommune/Träger zusammensetzt. Die Anbieter verpflichten sich, entsprechende Kriterien zu erfüllen.

Regelmäßige Befragungen der Schülerinnen und Schüler zur Zufriedenheit mit dem Essen ist zum Beispiel ein Regelbestandteil praxisnahen Leistungsbeschreibungen. Diese sollten dem Träger und der Einrichtung einmal jährlich vorgelegt werden. Daraus sich ergebende Diskrepanzen führen zu Gesprächen, mit dem Ziel, diesen auf den Grund zu gehen und Lösungsansätze für Verbesserungen zu vereinbaren.

Inwiefern kann eine Verbindlichkeit zur Qualitätsssicherung eingefordert werden?

In der Regel werden die Anforderungen des DGE-Qualitätsstandard für die Kita- und Schulverpflegung sowie ein Vertragscontrolling verpflichtend umgesetzt (z. B. durch Speiseplan-Checks). Bei der Ausschreibung der Vertragsleistung aus generellen und einrichtungsindividuellen Anforderungen wird der Preis in der Regel mit 30 Prozent und weitere Faktoren wie zum Beispiel die Qualität und die Kommunikation mit 70 Prozent gewichtet. Dadurch wird neben der Qualitätssicherung auch ein regelmäßiger Austausch mit den Einrichtungen und  den Caterern gewährleistet. Hierunter zählt auch die Kommunikation im Zusammenhang mit Personalwechseln.

In welchem Umfang eine Verbindlichkeit zur Qualitätssicherung festgehalten wird, liegt im Ermessen des Auftraggebers und ist abhängig davon wie engmaschig Kontrollen vorgenommen werden können und sollen. Grundsätzlich ist alles denkbar. Als Nachweis könnten zum Beispiel regelmäßige DGE-Speiseplanchecks vorgenommen und Produktionspläne oder Dokumentationen der Warmhaltezeiten (wie etwa Tourenpläne) eingefordert werden.

Wie muss ein Probeessen aus vergaberechtlicher Sicht gestaltet sein?

Aus Vergaberechtlicher Sicht ist die Objektivität der Bewertung, die Nachvollziehbarkeit für alle Bieter sowie die Dokumentation von besonderer Bedeutung.

D.h. mit der Ausschreibung muss der Ablauf des Probeessens festgelegt, dokumentiert und bekanntgegeben werden. Dazu gehört:

  • Datum und Ablauf der Probeessen müssen bekanntgegeben werden
  • Zusammensetzung der TesterInnen sind festzulegen und zu benennen inkl. Nennung von ErsatztesterInnen falls jemand ausfällt.
  • Definition des Also nicht „Mittagessen“ oder „Hähnchenbrust“, sondern z.B. „Hähnchenbrustfilet aus Freilandhaltung mit Currysoße, gedünstete Möhren und Bio-Vollkornreis“. Also für alle Bieter die gleiche Aufgabe. Die Anzahl der „Gänge“ sollte klar sein.
  • Bewertungsmatrix muss definiert und bekanntgegeben werden.

Den TestesserInnen müssen Regeln für die Durchführung eines Probeessens vorgegeben werden:

  • Vor dem Essen muss eine Belehrung darüber erfolgen, ob ein Jury-Mitglied mit einem der Unternehmen verwandt, verschwägert oder in sonstiger Weise verbunden ist. Falls ja, Austausch des betroffenen Mitglieds.
  • Das Probeessen erfolgt unabhängig vom Unternehmen. D. h. die Tester kennen zwar die Namen, nicht jedoch von welchem konkreten Bieter das Essen zuzuordnen ist.
  • Anleitung zum Ausfüllen der Bögen austeilen
  • Einteilung und Benennung der Menükomponenten festlegen
  • Reihenfolge der zu verkostenden Speisen vorgeben
  • Jede/r hat so viel Zeit, wie er/sie benötigt
  • Während der Verkostung nicht miteinander über die Bewertung sprechen
  • Speisen direkt nach dem Probieren bewerten, erst im Anschluss mit der nächsten Komponente beginnen
  • Nach jeder Komponente einen Schluck Wasser zum Neutralisieren trinken
  • Bewertung eindeutig vornehmen (z.B. Kreuze nicht zwischen den Kästen)
  • Begründungen für die Bewertung sind erlaubt, subjektive Meinungen aber nicht (z.B. „Das sieht komisch aus!“)
  • Testportionen müssen nicht aufgegessen werden
  • Es ist in Ordnung, wenn jemand bestimmte Speisen nicht testen möchte
  • Es können keine Fehler gemacht werden

Wie können Brandenburger Unternehmen und Produkte unterstützt bzw. gefordert werden?

Eine Bevorzugung von Brandenburger Unternehmen ist vergaberechtlich nicht möglich. Vereinfacht man die Ausschreibungskriterien damit sich kleine oder mittlere Unternehmen (KMU) beteiligen können, so erleichtert man auch die Beteiligung großer Unternehmen.

Brandenburger Produkte können gefördert werden, indem eine Verpflegung mit überwiegend saisonalen und regionalen Produkten gefordert wird. Dabei stellt sich die Frage nach der Kontrolle der Einhaltung dieser Forderungen.

Können Lohnvorgaben für die Vor-Ort-Mitarbeiter des Bieters festgelegt werden?

In der Leistungsbeschreibung kann lediglich die Einhaltung der gesetzlichen und tarifvertraglichen Mindestvorgaben gefordert werden. Übertarifliche Bezahlung kann nicht eingefordert werden, da dies allein dem Unternehmen freigestellt ist.

Bestehen keine anderen Mindestentgelt-Regelungen z. B. nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz oder liegt das danach zu zahlende Arbeitsentgelt unter dem Mindestarbeitsentgelt je Stunde auf Grundlage des § 6 Absatz 2 des Brandenburgischen Vergabegesetzes von zzt. 13,00 Euro brutto, so sind allen bei der Ausführung der Leistungen Beschäftigten für den Einsatz im Rahmen dieses Auftrages mindestens ein Bruttoentgelt von 13,00 Euro gerechnet auf die Arbeitsstunde zu bezahlen. Das Mindestentgelt entspricht dabei dem regelmäßig gezahlten Grundentgelt für eine Zeitstunde, ohne Sonderzahlungen, Zulagen oder Zuschlägen.

Wann müssen Referenzen nachgewiesen werden?

Die in den Angebotsunterlagen geforderten Referenzen sind von dem Bieter dem Angebot beizufügen.

Warum muss soll im Rahmen der Ausschreibung eine Ist-Analyse durchgeführt werden?

Der Verpflegungsausschuss untersucht die Ist-Situation an der Schule/Kita, um Schwächen und Potenziale im Hinblick auf die Verpflegung auszumachen. Bei diesem Schritt ist es wichtig, den Schul- bzw. Kitaträger einzubeziehen. Dabei können Aspekte wie rechtliche Rahmenbedingungen, Raumsituation, Schüler- bzw. Kinderzahl (aktuell und künftig), organisatorische Rahmenbedingungen sowie die Marktsituation relevant sein.

Als Ergebnis der Ist-Analyse werden die Ziele der Ausschreibung formuliert. Die Ist-Analyse bildet somit die Basis für die Entscheidungsprozess im Rahmen der Ausschreibung.

Darf ein Bieter eine geforderte aber nicht vorhandene DGE-Zertifizierung nach Zuschlag nachholen und wenn ja innerhalb welcher Frist?

Nein, alle Mindestanforderungen an die Leistung müssen mit dem Angebot, teilweise spätestens mit der Zuschlagserteilung vorliegen.

Damit steht und fällt es - Verpflegungsausschuss und Verpflegungskonzept!

Benötigt jede Schule einen Verpflegungsausschuss zur Vorbereitung der Ausschreibung?

In jeder Schule oder Kita herrschen andere Rahmenbedingungen. Daher kann es keine Patentlösung für die Ausschreibung von ausgewogener gesundheitsförderlicher Verpflegung geben.

Es gibt jedoch eine bewährte Reihenfolge, an deren Ende die Leistungsbeschreibung steht. Doch bevor es überhaupt daran geht, eine öffentliche Ausschreibung zu erstellen, ist es notwendig, einen Verpflegungsausschuss an der Schule/Kita zu integrieren.

In diesem Verpflegungsausschuss können unterschiedliche Akteure wie Vertreter der Schul- oder Kitaleitung, Schüler- und Elternvertreter sowie Personen mitwirken, die für organisatorische oder logistische Belange zuständig sind. Bei Bedarf ist es zudem ratsam, Experten wie Ökotrophologen oder Küchenplaner zu einzelnen Sitzungen des Ausschusses einzuladen. So werden die unterschiedlichen Blickwinkel der Verpflegung beleuchtet.

Welche Entscheidungen hat der Verpflegungsausschuss zu treffen?

Aufbauend auf den formulierten Zielen auf Basis der Ist-Analyse muss der Verpflegungsausschuss definieren, welche Vorgaben bezüglich des gewünschten Verpflegungsangebots in die öffentliche Ausschreibung aufgenommen werden sollen. Dabei sollten Fragen zum Umfang des Essensangebots, zur Qualitätssicherung des Angebots, zum wünschenswerten Preisniveau etc. beantwortet werden.

Wie kann die schulinterne Qualitätssicherung aussehen?

Die schulinterne Qualitätssicherung der Schulverpflegung sollte ein stetiger und gemeinsam getragener Prozess in der Schule sein, der durch den Verpflegungsausschuss koordiniert und vorangebracht wird. Die allgemeinen Arbeitsabläufe dieses Verpflegungsausschusses sollten dabei chronologisch wie folgt aufgebaut sein:

  1. Voraussetzungen schaffen (Benennung eines Verpflegungsbeauftragten und/oder Gründung eines Verpflegungsausschusses)
  2. Erfassung der IST-Situation
  3. Benennung der Probleme (IST-SOLL-Vergleich)
  4. Erarbeitung von schulspezifischen Lösungsansätzen
  5. Individuelle Umsetzung
  6. Bewerten und Erfolgskontrolle (gegebenenfalls Lösungsansatz modifizieren)

… kontinuierliche Weiterführung im Rahmen regelmäßiger Treffen des Verpflegungsausschusses, beginnend wieder bei 2.

Wer ist für die Kontrolle der erbrachten Leistungen des Caterers verantwortlich?

In der Regel wird zwischen dem Träger (Stadt, Landkreis, Bezirk, Gemeinde, Amt) und dem Essensanbieter ein Vertrag für die Mittagsverpflegung geschlossen. Das bedeutet, dass für die Einhaltung des Vertrages der Auftragnehmer und für die Überprüfung des Vertrages primär der Auftraggeber verantwortlich ist.

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