Eine gute Vorbereitung ist alles!

Im Rahmen der Vergabevorbereitung wird der Grundstein für das spätere Vergabeverfahren gelegt. Werden in dieser Phase Fehler gemacht, lassen sie sich im späteren Verfahren nicht oder nur mit einem erheblichen Zeitaufwand korrigieren.

Deshalb: In dieser Phase müssen Entscheidungen sorgfältig getroffen und die notwendigen Unterlagen gewissenhaft zusammengestellt werden. Gerade bei einer erstmaligen Ausschreibung bedarf es einer umfangreichen und gezielten Vorbereitung. Die Vorbereitungszeiten werden leider oft genug unterschätzt. Es empfiehlt sich deshalb eine großzügige Zeitplanung.

Beispiel aus der Praxis

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FAQ

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Auftrag oder Konzession

 

Eine wichtige Entscheidung muss gleich zu Beginn des Vergabeverfahrens im Bereich von Verpflegungsleistungen getroffen werden:

 

Soll die zu beschaffene Verpflegungsleistung als Dienstleistungsauftrag (vgl. § 103 IV GWB) oder als Konzession (vgl. § 105 GWB) vergeben werden?

 

Die Grundentscheidung, ob man eine Konzession oder einen Dienstleistungsauftrag vergibt, ist deshalb so wichtig, weil von ihr der anwendbare Schwellenwert, die anwendbaren Vorschriften sowie der spätere Verwaltungsaufwand abhängig sind. Allerdings können sich Kommunen nicht frei entscheiden, ob sie eine Beschaffung als Konzession oder Dienstleistungsauftrag realisieren. Denn Voraussetzung für eine Konzession ist gem. § 105 II 1 GWB, dass das sog. Betriebsrisiko
beim Konzessionsnehmer (also dem Caterer) liegt.

 

Ein Betriebsrisiko besteht aber nur, wenn der Auftragnehmer beim Betrieb nicht von vornherein sicher sein kann, dass er Gewinne erwirtschaften wird. Er muss vielmehr den Gesetzen des Marktes unterliegen. Im Bereich von Verpflegungsleistungen kann ein solches Risiko etwa in einer schwankenden Nachfrage liegen.


Hier liegt dann auch ein entscheidender Unterschied zwischen den Bereichen Kita und Schule: Während man in der Kita davon ausgehen kann, dass im Regelfall alle Kinder an der Essensversorgung teilnehmen, muss dies in der Schule nicht der Fall sein. Denn der Kita-Träger hat einen öffentlichen Versorgungsautrag, manifestiert sowohl in der Landesverfassung als auch im Kita-Gesetz des Landes Brandenburg.

 

Der Versorgungsauftrag für alle Kindertagesbetreuungseinrichtungen unabhängig von der Trägerschaft erschließt sich einfachgesetzlich auch aus §§ 1, 2 und 3 BbgKitaG. Das Recht des Einzelnen auf die Versorgung – als Teilaspekt des Rechtsanspruchs – ist in § 1 Abs. 2 bis 4 BbgKitaG normiert. Hiernach erstrecken sich die im Einzelnen nach Altersgruppen differenzierten Rechtsansprüche auf Kindertagesbetreuung – neben der Erziehung, Bildung und Betreuung – immer auch auf die Versorgung in der Kita. Nach Art. 27 Abs. 7 der Landesverfassung Brandenburg hat jedes Kind nach Maßgabe des Gesetzes einen Anspruch auf Erziehung, Bildung, Betreuung und Versorgung in einer Kindertagesstätte. Die Versorgung der Kinder wird flankierend zudem als Zweck der Kindertagesbetreuung in § 2 Abs. 1 BbgKitaG („Kindertagesbetreuung dient der Versorgung“) und als Auftrag/Aufgabe der Kita in § 3 Abs. 1 S. 1 BbgKitaG („Versorgungsauftrag“) sowie in § 3 Abs. 2 Nr. 1 und 7 BbgKitaG („eine gesunde Versorgung zu gewährleisten“) festgehalten.

 

Demgegenüber hat die Schule keinen eigenen Versorgungsauftrag. Vielmehr beschränkt sich ihre Verpflichtung gem. § 113 BbgSchulG darauf, dafür zu sorgen, dass die Schülerinnen und Schüler an einer warmen Mittagsmahlzeit zu angemessenen Preisen teilnehmen können. Eltern haben daher grundsätzlich das Schulessen ihrer Kinder in voller Höhe selbst zu zahlen, einschließlich der Kosten für Personal, Investitionen und Abschreibungen, allerdings begrenzt auf die tatsächlich eingenommenen Mahlzeiten.

 

Nur wenn man ein entsprechendes Betriebsrisiko bejaht, kommt eine Konzession in Betracht. Diese dürfte bei Kita-Trägern aufgrund des gesetzlichen Versorgungsauftrags und des geringeren Zahlungsausfallrisikos zu verneinen sein. Gleichwohl ist jeweils eine Einzelfallbetrachtung erforderlich; dies gilt insbesondere dann, wenn ein Träger Verpflegungsdienstleistungen nicht nur für Kitas, sondern gleichzeitig auch für Schulen vergeben will.

 

Grenzt der Auftraggeber zu Beginn eines Verfahrens eine Konzession nicht sorgfältig von einem Auftrag ab und wendet daher anschließend das falsche Verfahrensrecht an, hebt die Vergabekammer ein solches Verfahren auf Antrag hin auf.

Vergabe von Dienstleistungen

 

Beim Dienstleistungsauftrag besteht das Vertragsverhältnis zwischen der Kommune (Träger) und dem Auftragnehmer. Der Auftragnehmer liefert gegen Entgelt die Verpflegungen in die betreffenden Einrichtungen. Ob die Kommune anschließend einen Teil oder die gesamten Kosten der Verpflegung von den Personensorgeberechtigten erhebt, bleibt ihr überlassen.

Gemäß § 103 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) handelt es sich immer dann um einen Dienstleistungsauftrag, wenn der Auftraggeber einen entgeltlichen Vertrag mit einem Unternehmen schließt, der eine Dienstleistung zum Gegenstand hat. In der Regel immer dann, wenn der Auftraggeber eine Dienstleistung gegen Entgelt in Anspruch nimmt, nicht jedoch, wenn er einen Vertrag über eine Dienstleistungskonzession schließen will.

Eine Leistung gegen Entgelt liegt auch dann vor, wenn dem Auftragnehmer eine geldwerte Leistung, z.B. die kostenlose Überlassung von Küchenräumen, Nutzungsrechten o.ä., als Entgelt zufließt.

Bei gemischten Leistungen (z.B. Liefer- und Dienstleistungen) handelt es sich um eine Lieferleistung, wenn der Anteil der zu liefernden Leistung wertmäßig überwiegt.

 

Vertragslaufzeit von öffentlichen Liefer- und Dienstleistungsverträgen

 

Die Vertragslaufzeit von öffentlichen Liefer- und Dienstleistungsverträgen ist vom Gesetzgeber ausdrücklich nicht zeitlich begrenzt. Mit Blick auf die Vergabegrundsätze und den Grundsatz des Wettbewerbs spricht sich die nationale Rechtsprechung für eine Begrenzung der Laufzeit aus (vgl. VK Bund, Beschluss vom 16.05.2015 - VK 2 - 27/15; Beschluss vom 08.04.2015 - VK 2-21/15). Die Vergabekammer des Bundes hat sich in den von ihren entschiedenen Einzelfällen für eine Begrenzung der Laufzeit auf 4 Kalenderjahre ausgesprochen (vgl. VK Bund, Beschluss vom 16.05.2015 - VK 2 - 27/15; Beschluss vom 08.04.2015 - VK 2-21/15).

Die Festlegung der Laufzeit von Verträgen hat verschiedene Funktionen. Durch die Festlegung von Vertragslaufzeiten soll bewirkt werden, dass andere Bieter nicht über einen sehr langen Zeitraum oder gar auf unbegrenzte Zeit von der Leistung und dem Wettbewerb ausgeschlossen werden. Daneben soll die regelmäßige Ausschreibung von Leistung auch deren Wirtschaftlichkeit gewährleisten. Außerdem soll durch die begrenzte Vertragslaufzeit ein Ausgleich der Kosten der Vergabe erreicht werden. Hinsichtlich der dynamischen Preisentwicklung sorgen begrenzte Vertragslaufzeiten für eine stetige Anpassung an die haushaltsrechtlichen Vorgaben. Die Festlegung von Laufzeitgrenzen ist demnach an die Umstände des Einzelfalles anzupassen und die vergaberechtliche Grenze für jede Beschaffung gesondert festzulegen.

Sowohl im europäischen, als auch im nationalen Vergaberecht hat der Gesetzgeber keine Regelung in Bezug auf eine verbindliche Grenze für die Dauer der Vertragslaufzeit bei Leistungsverträgen erlassen. Daraus folgt, dass es keine „starre“ Grenze gibt, bis zu welchen Aufträgen vergeben werden dürfen. Es obliegt also dem öffentlichen Auftraggeber zu bestimmen, welche Vertragslaufzeit aus seiner autonomen Entscheidung heraus als notwendig für seinen Bedarf anzusehen ist.

Zwar gibt es keine einheitliche Regelung zur Begrenzung der Vertragslaufzeit, auf Grund der sich in stetigem Wandel befindlichen Verpflegungssituation und der geforderten kontinuierlicher Qualitätsentwicklung in der Verpflegung in Kitas und Schulen empfiehlt es sich aber, Aufträge für Verpflegungsleistungen vor diesem Hintergrund grundsätzlich befristet zu vergeben.

 

Konzessionsverträge

 

Konzessionsverträge sind keine öffentlichen Aufträge. Mit einem Konzessionsvertrag gewährt die Kommune einem Auftragnehmer (Caterer) das Recht, in ihren kommunalen Einrichtungen im eigenen Namen und auf eigene Rechnung Verpflegungsleistungen anzubieten. Die Refinanzierung des Auftragnehmers stellt dieser insbesondere dadurch sicher, dass er für die Veräußerung der Mahlzeiten von den Kindern und Schülern ein Entgelt erhält.

Ab den EU-Schwellenwerten ist die Vergabe von Konzessionen auf der Grundlage des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) sowie der Konzessionsvergabeverordnung (KonzVgV) geregelt; unterhalb der EU-Schwellenwerte bestehen keine Formvorschriften.

Die Laufzeit eines Konzessionsvertrages muss gemäß § 3 Abs. 1 S. 1 KonzVgV zeitlich begrenzt sein. Die regelmä­ßige Laufzeit von Dienstleistungskonzessionen bei Ver­pflegungsleistungen liegt bei vier Jahren.

 

Vergabe von Konzessionen auch unterhalb der EU-Schwellen nur im Wettbewerb

 

Auftraggeber müssen Konzessionen unabhängig vom Konzessionswert und einer Binnenmarktrelevanz in einem transparenten und diskriminierungsfreien Auswahlverfahren vergeben (OLG Düsseldorf, 13.12.2017, I – 27 U 25/17).

Welche Verfahrensart gewählt wird, ergibt sich wie bereits erwähnt aus der auszuschreibenden Leistung sowie dem entsprechenden Auftragswert.

 

  1. Liefer- und Dienstleistungen mit einem Auftragswert, der den jeweils maßgeblichen EU-Schwellenwert unterschreitet (für staatliche Auftraggeber: VVöA i.V.m. § 8 ff. UVgO; für kommunale Auftraggeber: Nr.1.2 der Bekanntmachung von Aufträgen im kommunalen Bereich i.V.m. § 8 ff. UVgO)

 

Verfahrensart:

 

Wahlweise Öffentliche Ausschreibung oder Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb

 

Ausnahme nur, soweit gemäß VVöA (für staatliche Auftraggeber) und Bekanntmachung zur Vergabe von Aufträgen im kommunalen Bereich (für kommunale Auftraggeber) oder § 8 Abs. 3, Abs. 4 UVgO ausdrücklich zugelassen

Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb, Verhandlungsvergabe mit oder ohne Teilnahmewettbewerb

 

  1. Liefer- und Dienstleistungen mit einem Auftragswert, der den jeweiligen EU-Schwellenwert erreicht oder überschreitet (§ 14 ff. VgV)

 

Verfahrensart:

 

Wahlweise offenes Verfahren oder nicht offenes Verfahren mit einem Teilnahmewettbewerb.

 

Ausnahme und nur, soweit nach VgV ausdrücklich zugelassen. Insbesondere Verhandlungsverfahren mit oder ohne Teilnahmewettbewerb.

 

  1. Dienstleistungskonzession mit einem Auftragswert, der den maßgeblichen EU-Schwellenwert unterschreitet

 

Verfahrensart:

 

Es existieren keine Verfahrensregelungen, dennoch keine Vergabe im „rechtsfreien Raum“. Maßgeblich ist vielmehr Art. 3 GG sowie, bei einer Dienstleistungskonzession mit Binnenmarktrelevanz, die Grundsätze und Grundfreiheiten des Vertrages über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV).

 

Es gelten (daher) neben dem Gleichbehandlungsgrundsatz insbesondere die Vergabegrundsätze der Transparenz und des Wettbewerbs

 

  1. Dienstleistungskonzession mit einem Auftragswert, der den maßgeblichen EU-Schwellenwert erreicht oder überschreitet

 

Verfahrensart:

 

Freie Ausgestaltung des Verfahrens unter Berücksichtigung der Vorgaben der KonzVgV (u.a. § 12 KonzVgV).

 

Gesetzgeberische Leitidee: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb; dabei ist immer zu überlegen, ob die Durchführung eines solchen Verfahrens bei der Vergabe von Verpflegungsleistungen erforderlich/sinnvoll ist oder ob offenes/nicht offenes Verfahren besser geeignet ist.

Bei der Vergabe von öffentlichen Liefer- und Dienstleistungsaufträgen unterhalb des EU-Schwellenwerts erfolgt in der Regel eine Öffentliche Ausschreibung oder eine Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb. Bei einer Öffentlichen Ausschreibung fordert der Auftraggeber eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Angeboten auf. Jedes interessierte Unternehmen kann ein Angebot abgeben. Bei einer Beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb fordert der Auftraggeber eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbs öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen auf. Nur diejenigen Unternehmen, die vom Auftraggeber nach Prüfung der übermittelten Informationen und Feststellung ihrer Eignung dazu aufgefordert werden, dürfen ein Angebot abgeben. Dabei darf gemäß § 36 UVgO die Zahl der geeigneten Bewerber, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden, nicht niedriger als drei sein.

 

Oberhalb des EU-Schwellenwerts haben sich für die Vergabe von öffentlichen Liefer- und Dienstleistungsaufträgen das offene und das nicht offene Verfahren bewährt. Bei einem offenen Verfahren fordert der öffentliche Auftraggeber eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Angeboten auf. Jedes interessierte Unternehmen kann ein Angebot abgeben. Bei einem nicht offenen Verfahren fordert der öffentliche Auftraggeber eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbs öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen auf. Jedes interessierte Unternehmen kann einen Teilnahmeantrag abgeben. Nur diejenigen Unternehmen, die vom öffentlichen Auftraggeber nach Prüfung der übermittelten Informationen und Feststellung ihrer Eignung dazu aufgefordert werden, können ein Angebot einreichen. Die Anzahl der geeigneten Bewerber, die zur Abgabe eines Angebots oder zur Teilnahme an Verhandlungen aufgefordert werden, kann beim nicht offenen Verfahren und beim Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach § 51 VgV beschränkt werden, darf jedoch beim nicht offenen Verfahren nicht niedriger als fünf und beim Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nicht weniger als drei betragen.

Vergabevorbereitung

 

Im Rahmen der Vergabe von Verpflegungsleistungen ist eine ausführliche und präzise Vorbereitung unter Einbeziehung aller Verantwortlicher und der Interessenvertreter der jeweiligen Einrichtung der Grundstein für ein später erfolgreiches Vergabeverfahren. Fehler, die in der Vorbereitungsphase gemacht werden, lassen sich zu einem späteren Zeitpunkt nicht oder nur unter erheblichen Zeitaufwand korrigieren.

 

Deshalb sollte von Anfang an ausreichend Zeit für die benötigten Vorbereitungsarbeiten und die spätere Durchführung der Ausschreibung eingeplant werden. Bereits in der Planung wird häufig der benötigte zeitliche Rahmen falsch eingeschätzt. Hier hilft es rechtzeitig einen realistischen Zeitplan mit ausreichend Zeitpuffern aufzustellen.

 

Wichtig: In der Vorbereitungsphase müssen Entscheidungen sorgfältig getroffen und die notwendigen Unterlagen gewissenhaft zusammengestellt werden.

 

In der Vorbereitungsphase eines Vergabeverfahrens legt der Auftraggeber zunächst den Beschaffungsbedarf sowie die daraus resultierende Kostenschätzung und die damit einhergehende Bestimmung der Verfahrensart fest. Hier können Markterkundungen zur Planung und Durchführung des Vergabeverfahrens sinnvoll und erforderlich sein und darüber hinaus marktstimulierende Wirkung haben.

 

Im Rahmen der Vorbereitung des Vergabeverfahrens und der späteren Auftragsausführung ist eine gewissenhafte Zusammenstellung der Vergabeunterlagen notwendig. Dabei müssen die Vergabeunterlagen alle Angaben umfassen, die erforderlich sind, um dem Bieter eine Entscheidung zur Teilnahme am Vergabeverfahren zu ermöglichen. Sie bestehen in der Regel aus

 

  • dem Anschreiben, insbesondere der Aufforderung zur Abgabe von Teilnahmeanträgen oder Angeboten oder Begleitschreiben für die Abgabe der angeforderten Unterlagen,
  • der Beschreibung der Einzelheiten der Durchführung des Verfahrens (Bewerbungsbedingungen), einschließlich der Angabe der Eignungs- und Zuschlagskriterien, sofern nicht bereits in der Auftragsbekanntmachung genannt, und
  • den Vertragsunterlagen, die aus der Leistungsbeschreibung und den Vertragsbedingungen bestehen.

 

Das Anschreiben und die Bewerbungsbedingungen enthalten alle Informationen zum Ablauf des Vergabeverfahrens. Sie betreffen folglich das Vergabeverfahren selbst und nicht den Auftragsgegenstand. Die Vertragsunterlagen hingegen enthalten alle Informationen zum Auftragsgegenstand und den Auftragsbedingungen.

 

Neben einer gewissenhaften Zusammenstellung der Vergabeunterlagen ist insbesondere auch die Entscheidung über die Aufteilung nach Losen, Zulassung von Nebenangeboten und Unteraufträgen durch den Auftraggeber von entscheidender Bedeutung.

Um die Interessen aller an der Verpflegung interessierten Personen zu berücksichtigen, ist es notwendig, in Schulen und Kitas einen Verpflegungsausschuss zu gründen und dauerhaft zu etablieren. Nach der Ausschreibung der aktuellen Verpflegungsleistungen sollte der Verpflegungsausschuss in regelmäßigen Abständen als Teil des Qualitätsmanagements und als Teil der Qualitätssicherung fungieren.

 

Die Zusammensetzung des Verpflegungsausschusses richtet sich nach den Gegebenheiten in der jeweiligen Einrichtung, wobei die Teilnehmer frei gewählt werden können. Idealerweise setzt sich der Verpflegungsausschuss aus Vertreter*innen aller beteiligter Interessensgruppen zusammen. Wichtig ist hierbei, dass alle Vertreter*innen dasselbe Stimmrecht haben.

 

Üblicherweise setzen sich die Teilnehmer*innen des Verpflegungsausschusses zusammen aus:

 

  • Vertreter*innen der Einrichtungsleitung
  • Vertreter*innen der Lehrer und des schulpädagogischen Personals
  • Elternvertreter*innen
  • Schülervertreter*innen
  • Für die organisatorischen Belange zuständige Personen (beispielsweise bezüglich Logistik, Schließdienst, Reinigungspersonal)
  • Schul- bzw. Kitaträger

 

 

Je nach Themen- oder Problemstellung können Experten hinzugezogen werden:

  • Vertreter*innen der Vernetzungsstelle Brandenburg
  • Qualifizierte Ernährungsexperten
  • Küchenplaner*innen
  • Vertreter*innen von Zulieferern
  • Vertreter*innen der Kita- bzw. Schulträger (falls nicht schon Mitglied des Schulverpflegungsausschusses)
  • Vertreter*innen anderer Verwaltungsbehörden, die mit den Einrichtungen zusammenarbeiten
  • Vertreter*innen der für Lebensmittelsicherheit/-überwachung und Hygienefragen zuständigen Ämter
  • Essensanbieter

 

Bei den regelmäßigen Treffen des Verpflegungsausschusses sind Tagesordnungen und Protokolle wichtige Hilfsmittel, die den Prozess für alle Beteiligten transparent gestalten können und als Teil das Qualitätsmanagement wichtige Aspekte der Zufriedenheit und Verbesserungsansätze dokumentieren. Der aktuelle Informationsstand der beteiligten Interessensvertreter, getroffenen Entscheidungen und Begründungen lassen sich so im Rahmen der kontinuierlichen Qualitätsverbesserung dokumentieren.

Entscheidend für einen reibungslosen Ablauf des Vergabeverfahrens ist die sorgfältige Definition des Auftragsgegenstandes, d. h. der gewünschten Verpflegungsleistungen. Um die Möglichkeiten und Bedarfe vor Ort präzise in den Auftragsgegenstand einfließen zu lassen, sind zu Beginn der Ausschreibung eine Ist-Analyse und Bedarfsbestimmung durchzuführen. Idealerweise fließen auch die Erfahrungen der letzten Jahre mit ein. Hier ist eine detaillierte Qualitätsmanagement-Dokumentation von Vorteil.

 

Mit Einbindung aller an der Verpflegung beteiligten und interessierten Akteure, dem Austausch von Ideen und die Berücksichtigung von Bedenken, können von Beginn an die Akzeptanz der Verpflegung gefördert werden. Dabei dürfen die vergaberechtlichen Rahmenbedingungen nicht außer Acht gelassen werden. Im Stadium der Analysephase können Bedarfe erfasst und Meinungen ausgetauscht werden, sodass ein gemeinsames Verpflegungskonzept erarbeitet werden kann. Dieses bildet die Grundlage für die Leistungsbeschreibung der Ausschreibung. Sobald das Vergabeverfahren für die Verpflegungsleistung begonnen wurde, ist eine Änderung der Leistungsanforderungen nicht mehr möglich.

 

In dieser ersten Phase erfolgt die Strategieplanung durch die Leistungsebene. Es sind die Zuständigkeiten im Vergabeverfahren sowie die Finanzierungsverantwortlichkeiten festzulegen. Bereits in dieser Phase ist es sinnvoll einen Verpflegungsbeauftragten zu benennen. Dieser fungiert als zentraler Ansprechpartner als für den Bereich der Verpflegung sowie als Schnittstellenmanager zwischen den unterschiedlichen Interessensgruppen.

 

Während der Analyse- und Definitionsphase werden sämtliche Rahmenbedingungen, Bedarfe und Wünsche hinsichtlich der zu beschaffenden Verpflegung festgestellt und definiert.

 

Um alle Bedarfe zu erfassen, empfiehlt sich die Gründung eines Verpflegungsausschusses. Mitglieder dieses Ausschusses sollten insbesondere die Kita- oder Schulleitung, Vertreter*innen des Trägers, der Verpflegungsverantwortliche, Vertreter*innen der Elternschaft, Vertreter*innen des Fördervereins, Vertreter*innen des pädagogischen Personals, Schüler*innenvertreter sowie weitere mögliche Verpflegungsbeteiligte sein.

Die Ist-Analyse ist ein wichtiger Schritt vor der Ausschreibung einer neuen Verpflegungsleistung. Mit Hilfe der Ist-Analyse bestimmt der Verpflegungsausschuss gemeinsam mit dem Träger die Ist-Situation der Verpflegung in der jeweiligen Einrichtung. Die Analyse liefert wichtige Informationen hinsichtlich der aktuellen Verpflegungssituation, bestehender Schwächen und Verbesserungspotentiale für eine zukünftige Verpflegungsangebote. Sie dient als Basis für die folgenden Entscheidungsprozesse.

 

Relevante Aspekte sind:

 

  • Rechtliche Rahmenbedingungen: Kita- oder Schulgesetz, Erlasse, Verordnungen, Ausführungsvorschriften zu Verpflegungsangeboten, Regelungen zum Ganztagsangebot, Hortregelungen
  • Aktuelle Marktsituation: Anbieter, bestehende Vertragsverhältnisse im regionalen Umfeld, Küchenstandorte, Kooperationsmöglichkeiten, Einkaufsverbundmöglichkeiten
  • Raumsituation und Raumplanungen in der jeweiligen Einrichtung
  • Aktuelle und für die kommenden Jahre angestrebte Anzahl an Essensteilnehmer*innen
  • Aktuelle Zahl an Tischgästen und Prognose für die kommenden Jahre
  • Derzeitige Preise und Kostenbeteiligung durch den Träger oder ggf. andere Institutionen
  • Unterstützungssysteme für sozioökonomisch schlechter Gestellte Personen: Bildungs- und Teilhabeleistungen, Sozialfonds,
  • Schulorganisatorische Rahmenbedingungen: Pausendauer, Rhythmisierung, Busankunfts- und -abfahrtszeiten, bestehende Verpflegungsprozesse in der jeweiligen Einrichtung

 

Die Ist-Analyse dient zudem dazu, alle an der Verpflegung beteiligten Entscheidungsträger zu identifizieren und gegebenenfalls bestehende Lücken zu schließen. Idealweise entsteht im Laufe der Ist-Analyse ein Überblicksdokument mit allen am Verpflegungsprozess beteiligten Entscheidungsträger und Finanzierungsbeteiligten.

 

Die Ist-Analyse dient im weiteren Verlauf zur Formulierung der Zielvorgaben für die auszuschreibenden Verpflegungsleistungen und der Erstellung des Verpflegungskonzepts.

Ist-Analyse durchführen

 

Die Ist-Analyse erhebt den aktuellen Stand der Verpflegung. Dabei wird der aktuelle Stand durch Befragung der Einrichtungen und/oder Caterer erhoben.

Um sich einen möglichst guten Eindruck über die Verpflegungssituation zu bekommen sollten folgende Punkte bei der Analyse der Verpflegungsqualität berücksichtigt werden:

  • Zielgruppen und Zielsetzungen
  • Art der Einrichtungen und Betreuung
  • Kinder- bzw. Schülerzahlen aktuell und zukünftig
  • Öffnungszeiten bzw. -tage inkl. Ganztagsbetreuung sowie Ferienbetreuung und Betreuung während Schließzeiten
  • Zwischenverpflegung
  • Angebote an Verpflegung und Getränken
  • Anforderungen an die Qualität der Verpflegung
  • Bewirtschaftungssysteme
  • Logistik
  • Produktionskonzepte
  • Speiseplangestaltungen
  • Raumkonzepte
  • Ausstattung der Küchen
  • Personalkonzepte
  • Aus- und Rückgabesysteme
  • Bestell- und Abrechnungswesen
  • Qualitätssicherungskonzepte
  • Abgabepreise aktuell und zukünftig
  • Pädagogische Konzepte

 

 

 

Auswertung des Ist-Zustandes

 

Nach der Ist-Analyse erfolgt die Auswertung der erhobenen Daten, um die Arbeitsgrundlage für den gemeinsamen Verpflegungsausschusses zu schaffen. Idealerweise werden zunächst Gemeinsamkeiten und Unterschiede der Einrichtungen gefiltert werden. Hier bietet sich die erste Möglichkeit zu klären, ob die Rahmenbedingungen in den verschiedenen Einrichtungen zu Effizienzsteigerung und zur Optimierung der Abläufe vereinheitlicht werden können und sollen.

Wie bereits erwähnt dient das Verpflegungskonzept dazu, die Verpflegungsqualität in den Einrichtungen anzugleichen und kontinuierlich zu verbessern. Wie die Qualität der Verpflegung (zukünftig) konkret aussehen soll, wir im Verpflegungsausschuss mit allen Beteiligten diskutiert.

Die erfassten Daten sind so vorzubereiten, dass im Verpflegungsausschuss effizient gearbeitet werden kann und auch themenfremde Personen die Ist-Situation gut nachvollziehen können. Im Qualitätsmanagement hat sich dazu die Datenaufbereitung in Tabellenform bewährt. Die Ergebnisse des Verpflegungsausschusses können im Folgenden direkt in die Tabelle eingetragen und dadurch dokumentiert werden.

Wichtige Schritte bei der Auswertung der Ist-Situation

 

  • Daten zur bestehenden Verpflegungssituation übersichtlich und verständliche erfassen
  • Alle erforderlichen organisatorischen Rahmenbedingungen klären
  • Ist-Situation für den Verpflegungsausschuss aufbereiten
  • Soll-Zustand, geplante Veränderungen und Grenzen vorüberlegen

Was ist eine Verpflegungskonzept?

 

Wer heute in einer Kita oder Schule eine Verpflegung anbieten muss, steht regelmäßig vor einer herausfordernden und komplexen Aufgabe. Mit dem jeweiligen Verpflegungskonzept bezieht die Einrichtung Position. Sie definiert, worauf es ihr bei der Verpflegung ankommt, welche Ziele sie dabei verfolgt und wie sie sie umsetzt und überprüft.

 

Welche Inhalte müssen in einem Verpflegungskonzept auftauchen?

 

Starre Vorgaben für die Ausgestaltung des Verpflegungskonzepts gibt es nicht. Jede Einrichtung sollte eigenständig und gemäß der jeweiligen Bedürfnisse ein entsprechendes Konzept erstellen. Idealerweise werden sämtliche Interessensgruppen (beispielsweise die Mitglieder des Verpflegungsausschusses) in den Erstellungsprozess des Verpflegungskonzepts eingebunden.

 

Wie bereits beschrieben, gibt es keine exakten Vorgaben für die Inhalte eines Verpflegungskonzepts.

 

Für den Bereich der Kita- und Schulverpflegung bestehen sieben Handlungsfelder als eine Art „sinnvolle Mindestanforderungen“ in Sinne wesentlicher Qualitätskriterien für Verpflegungsangebote.

 

Die zentralen Punkte sind:

 

1.In der Küche

  • Frühstück und Zwischenmahlzeiten
  • Getränkeversorgung
  • Mittagessen
  • Besondere Anforderungen

2.Am Esstisch

  • Gestaltung der Esssituation
  • Ernährungsbildung: Geschmacksentwicklung, Lern- und Bildungsanlässe
  • Partizipation der Kinder an der Verpflegung

 

3.Zusammenarbeit mit den Eltern

  • Erziehungspartnerschaft rund um das Kita-Essen
  • Kommunikation zum Verpflegungskonzept
  • Anmeldegespräch
  • Kommunikation zum Speiseplan
  • Dialog mit den Eltern rund um die Ernährung
  • Elternveranstaltungen zum Thema Ernährung
  • Beteiligung von Eltern

 

4.Unser Team

  • Haltung des Schul-/Kita-Teams zum Thema Essen und Trinken
  • Personalqualifikation

 

5.Hygiene

  • Rechtliche Bestimmungen zur Hygiene
  • Kennzeichnung von Allergenen und Zusatzstoffen
  • Hygiene bei pädagogischen Aktionen
  • Eltern bringen Speisen in die Kita mit

 

6.Qualitätssicherung und -management

  • Beschwerdemanagement

 

7.Nachhaltige Verpflegung

  • Hygiene und rechtliche Aspekte
  • Qualitätsmanagement und – sicherung
  • Nachhaltigkeitsaspekte der Verpflegung

 

Das Verpflegungskonzept dient dabei als Dokumentation der Werteorientierung der jeweiligen Einrichtung nach außen und nach innen. Festgelegt wird, welche Qualitäten den Interessengruppen wichtig sind und unter welchen Rahmenbedingungen die Verpflegung in der Einrichtung gestaltet werden soll. Dabei sollen die Bedürfnisse der Kinder/Schüler*innen zusammen mit einer bedarfsorientierten, gesundheitsfördernden und nachhaltigen Verpflegung im Mittelpunkt stehen.

 

Das fertige Verpflegungskonzept ist kein statisches Dokument. Es muss regelmäßig gemeinsam mit allen Verantwortlichen überprüft und überlegt werden, ob das vorliegende Verpflegungskonzept noch den Bedarfen vor Ort entspricht. Als wichtiger Bestandteil des Qualitätsmanagements und der Qualitätssicherung muss hier gegebenenfalls nachgesteuert werden, um der kontinuierlichen Qualitätsverbesserung nachzukommen.

Markterkundungen

 

Vor der Einleitung des Vergabeverfahrens kann der Auftraggeber Markterkundungen zur Vorbereitung der Auftragsvergabe und zur Unterrichtung potenzieller Unternehmen über seine Auftragsvergabepläne und -anforderungen durchführen.  Die Markterkundung dient einerseits als Unterstützung bei der Planung und Durchführung des Vergabeverfahrens, und andererseits unterrichtet sie die Speiseanbieter über ein bevorstehendes Ausschreibungsverfahren eines öffentlichen Auftraggebers.

 

Markterkundungen zur Vorbereitung der Vergabe

 

Der Auftraggeber kann Markterkundungen zur Vorbereitung der Vergabe durchführen. Markterkundungen sind vor allem dann sinnvoll, wenn der Auftraggeber keine aktuelle Übersicht über die Marktverhältnisse hat, also eine fundierte Leistungsbeschreibung auf einer realistischen Kalkulationsgrundlage schwierig zu erstellen wäre.

Speziell, wenn im Rahmen der Vergabe mit Schwierigkeiten auf Grund eines eingeschränkten Marktumfeldes oder speziellen Anforderungen an die zu erbringende Leistung zu rechnen ist, ist eine Markterkundung ein wichtiges und sinnvolle Instrument zur Vorbereitung der Ausschreibung.

Markterkundungen zur Unterrichtung von Unternehmen

 

Markterkundungen können auch dazu dienen, Unternehmen im Vorfeld von einer beabsichtigten Vergabe zu unterrichten. Dies verschafft zum einen dem öffentlichen Auftraggeber einen Eindruck, welche Kapazitäten auf dem Markt zur Verfügung stehen. Zum anderen können durch gezielte Information Unternehmen auf anstehende Vergaben aufmerksam gemacht werden, was sich wiederum stimulierend auf den Markt und auf den Wettbewerb ausüben kann. Dabei ist zu beachten, dass stets die vergaberechtlichen Grundsätze der Gleichberechtigung und Chancengleichheit gewahrt werden.

 

Durchführung von Markterkundungen

 

Zur Markterkundung kann der Auftraggeber beispielsweise den Rat bzw. die Einschätzung

 

  • von unabhängigen Sachverständigen oder
  • von Behörden oder
  • von Marktteilnehmern

einholen und / oder annehmen. Dieser Rat bzw. diese Einschätzung darf dabei nicht wettbewerbsverzerrend sein und nicht zu einem Verstoß gegen die Grundsätze der Nichtdiskriminierung und der Transparenz führen.

 

Kein Vergabeverfahren zum Zweck der Markterkundung

 

Die Durchführung von Vergabeverfahren zu Markterkundungen oder zum Zweck der Kosten- und Preisermittlung ist unzulässig. Der Auftraggeber muss bei jedem Vergabeverfahren eine Zuschlagsabsicht haben. Den Unternehmen darf diese Zuschlagsabsicht nicht vorgespiegelt werden. Damit sind auch Vergabeverfahren unzulässig, die nur zum Schein durchgeführt werden. Vergabeverfahren müssen ernsthaft auf das Ziel der Auftragserteilung gerichtet sein. Vor diesem Hintergrund sind Vergabeverfahren auch dann unzulässig, wenn der Auftraggeber explizit angibt, das Verfahren nur zur Markterkundung durchzuführen. Bei Verstößen gegen diesen Grundsatz drohen Schadensersatzansprüche.

 

Rechtsvorschriften

 

VgV § 28 Markterkundung

Das Kernstück der Vergabeunterlagen ist die Leistungsbeschreibung. In der Leistungsbeschreibung werden die zu beschaffenden Leistungen erschöpfend beschrieben. Die Leistungsbeschreibung muss so gestaltet sein, dass die Leistungen unter Beachtung der Vergabegrundsätze so beschrieben werden, dass allen Bietern die kalkulationsrelevanten Informationen zur Verfügung gestellt werden. Die Leistungsbeschreibung stellt somit die Kalkulationsgrundlage für die zu beschaffende Leistung und den Angeboten dar.

 

Die zu erbringenden Leistungen sind so eindeutig und erschöpfend wie möglich darzustellen. Dabei sind die Anforderungen in der Leistungsbeschreibung mit Augenmaß zu formulieren. Je höher die Anforderungen an die Verpflegungsleistungen sind, desto weniger Bieter können diese möglicherweise erfüllen. Dies kann dazu führen, dass keine Angebote abgegeben werden.

 

Die zu erstellende Leistungsbeschreibung basiert auf den Ergebnissen der Ist- und Bedarfsanalyse sowie dem daraufhin erstellte Verpflegungskonzept. Dabei beschreibt die Leistungsbeschreibung die Mindestanforderungen an die Qualität der vom Auftragnehmer zu erbringenden Verpflegungsleistungen.

 

Die Mindestanforderungen sind vom Auftraggeber festgelegte Anforderungen an die vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen.  Ein Angebot, das die Mindestanforderungen nicht erfüllt, ist von der Wertung zwingend auszuschließen (§ 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV; § 42 Abs. 1 Nr. 4 UVgO).

 

In der Leistungsbeschreibung ist der Auftragsgegenstand so eindeutig und erschöpfend wie möglich zu beschreiben, sodass die Beschreibung für alle Bieter gleich verständlich ist und die Angebote der Bieter miteinander verglichen werden können. Hat ein Bieter offene Fragen, kann er diese beim Auftraggeber stellen und insbesondere klarstellende oder ergänzende Informationen einholen. Diese zusätzlichen Informationen müssen grundsätzlich allen Bietern zugänglich gemacht werden, um den Gleichbehandlungsgrundsatz der Bieter zu gewährleisten.

 

Eine nicht eindeutige Leistungsbeschreibung kann dazu führen, dass Auftraggeber und Bieter unterschiedliche Ansichten über den genauen Leistungsumfang haben.

 

Hierbei gilt: Widersprüche und Unklarheiten in der Leistungsbeschreibung gehen im Zweifel zu Lasten des öffentlichen Auftraggebers. Mit der Angebotsunterzeichnung wird die Leistungsbeschreibung zum Vertragsbestandteil und die Bieter verpflichten sich, die geforderten Leistungen zu erbringen.

Eignungs- und Zuschlagskriterien

 

Neben der Leistungsbeschreibung haben die Vergabeunterlagen unter anderem die Eignungs- und Zuschlagskriterien zu enthalten. Es muss dabei stets genau zwischen Eignungs- und Zuschlagskriterien unterschieden werden.

 

Eignungskriterien

 

Öffentliche Liefer- und Dienstleistungsaufträge und Dienstleistungskonzessionen sind ausschließlich an fachkundige und leistungsfähige (= geeignete) Unternehmen zu vergeben. Zur Überprüfung der Fachkunde und Leistungsfähigkeit des Bieters legt der Auftraggeber bestimmte Eignungskriterien fest.

 

Eignungskriterien dürfen sich auf folgende Aspekte beziehen:

 

  • Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
  • wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
  • technische und berufliche Leistungsfähigkeit

 

Die Eignungskriterien müssen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung und in einem angemessenen Verhältnis stehen.

 

Welche Kriterien können als Eignungskriterien definiert werden?

 

Oberhalb der Schwellenwerte sind die maßgeblichen Regelungen für die Eignungskriterien in den §§ 44-46 VgV aufgeführt.

Unterhalb der Schwellenwerte sind Vorgaben zu Eignungskriterien in § 33 UVgO zu finden.

 

Als Beleg der erforderlichen technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit der Bieter bei der Vergabe von Verpflegungsleistungen können u.a. verlangt werden:

 

  • Angemessene Anzahl an Referenzen über geeignete Leistungen der letzten drei Jahre (unter Berücksichtigung von Verpflegungssystem/täglich zu liefernder Portionszahl)
  • Beschreibung der Maßnahmen der Qualitätssicherung, hier insbesondere Qualitätsmanagementsystem einschließlich Hygienekonzept
  • Erklärung zur durchschnittlichen Beschäftigtenanzahl des Unternehmens und des Führungspersonals aus den letzten drei Jahren
  • Einschlägige berufliche Qualifikation der Leitung des Unternehmens, z. B. Koch, Diätassistent*innen, Ökotrophologe oder vergleichbare Ausbildung
  • Nachweis über technische Fachkräfte in der Qualitätskontrolle

 

Grundsätzlich sollten Einrichtungen und Träger gemeinsam und individuell entscheiden, welche Eignungskriterien bei der jeweiligen Vergabe als wichtig zu erachten sind. Entsprechend sollten dann von den Bietern die benötigten Eignungsnachweise in Form von Eigenerklärungen verlangt werden.

 

Zusätzlich dürfen auf Seiten eines Bieters keine Ausschlussgründe nach § 123 und § 124 GWB vorliegen. Auch insofern wird zum entsprechenden Nachweis regelmäßig eine Eigenerklärung gefordert, ggf. unter Verweis auf etwaige Selbstreinigungsmaßnahmen im Sinne des § 125 GWB.

 

Eignungskriterien und Eignungsnachweise müssen bekannt gemacht werden. Deshalb müssen die Eignungskriterien sowie die Eignungsnachweise, soweit im Einzelfall eine Auftragsbekanntmachung erforderlich ist, bereits in der Auftragsbekanntmachung genannt sein.

 

Zuschlagskriterien

 

Der Zuschlag ist gemäß § 127 Abs. 1 GWB, § 58 Abs. 1 VgV und § 43 Abs. 1 UVgO auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen. Das wirtschaftlichste Angebot bestimmt sich nach dem besten Preis-/Leistungs-Verhältnis.

 

Grundlage für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots ist eine Bewertung des öffentlichen Auftraggebers, ob und inwieweit das Angebot die vorgegebenen Zuschlagskriterien erfüllt. Dem öffentlichen Auftraggeber steht dabei ein weiter Spielraum zu, welche Zuschlagskriterien er zur Bewertung des wirtschaftlichsten Angebotes berücksichtigen möchte.

 

Was bedeutet Zuschlagskriterien?

 

Anhand der Zuschlagskriterien wird ein Angebot bewertet.

 

Zuschlagskriterien werden oftmals auch als Wertungskriterien, Bewertungskriterien, oder B-Kriterien bezeichnet. Wichtig ist immer eine eindeutige Bezeichnung!

 

Zuschlagskriterien müssen mit dem Auftragsgegenstand eindeutig in Verbindung stehen. Sie müssen so festgelegt und bestimmt sein, dass die Möglichkeit eines wirksamen Wettbewerbs gewährleistet wird und der Zuschlag nicht willkürlich erteilt werden kann. Wichtig ist dabei, dass auch rückwirkend eine Überprüfung der Zuschlagskriterien und der Vergabe der Leistungen möglich sein muss.

 

Die Zuschlagskriterien dürfen sich auf die folgenden Aspekte beziehen:

 

  • Preis
  • Qualitative Aspekte
  • Umweltbezogene Aspekte
  • Soziale Aspekte

 

Bei Verpflegungsleistungen im Rahmen der Kita- und Schulverpflegung können die Zuschlagskriterien beispielsweise folgende Punkte umfassen:

 

Mögliche Zuschlagskriterien für die Vergabe von Verpflegungsleistungen

 

  • Warmhaltezeiten (beispielsweise der Zeitraum, der eine festgelegte maximale Warmhaltezeit unterschreitet)

Beispiel: Es wird bewertet, ob und in welchem Umfang der Bieter die in der Leistungsbeschreibung vorgegebenen Maximal-Warmhaltezeiten unterschreitet.

 

 

  • Sensorische Qualitätsbewertung, welche im Rahmen eines Probeessens beurteilt wird

Beispiel: Es wird bewertet, inwieweit die Speisen des Probeessens definierte Kriterien bezüglich Aussehens, Geruch, Mundgefühl und Geschmack erfüllen.

 

 

  • Höhe des Bio-Anteils der Speisen (beispielsweise der Anteil, der über einen festgelegten Mindest-Bio-Anteil hinausgeht)

Beispiel: Es wird bewertet, in welchem Umfang der Bieter über den in der Leistungsbeschreibung konkret geforderten Mindestanteil an ökologisch/ biologischen Produkten entsprechend der Verordnung (EG) Nr. 834/2007 hinaus für den Auftragsfall ökologisch/biologische Produkte entsprechend der Verordnung (EG) Nr. 834/2007 verwendet.

 

  • Stornierungsfristen im Rahmen des Bestellvorgangs

Beispiel: Es wird bewertet, ob und in welchem Umfang die Bieter die in der Leistungsbeschreibung vorgegebenen Stornierungsfristen des Bestellvorgangs unterschreiten.

 

Sofern das Erfüllen aller (Mindest-) Anforderungen an die Leistung (= Ausschlusskriterien) für den Auftraggeber ausreichend ist, d.h. es kommt auf eine über die Anforderungen hinaus gehende Leistung nicht an, ist der niedrigste Preis alleiniges Zuschlagskriterium.


Neben dem Preis können jedoch auch Leistungen, die über die Mindestanforderungen hinausgehen (d.h. bei „Übererfüllen“ der Anforderungen) mit Punkten bewertet und somit als Bewertungskriterium bzw. Zuschlagskriterium berücksichtigt werden.

 

Beispiele für Zuschlagskriterien


Beispiel:


Mindestanforderung
(A-Kriterium)

  • Anteil an Bio-Produkten mind. 10%
  • 2 Menülinien


Angebot
(B-Kriterium)

  • Anteil an Bio-Produkten > 10 %
  • > 2 Menülinien


Auch kann eine Leistungsanforderung als Bewertungskriterien aufgestellt werden, deren graduelle Erfüllung quantifizierbar und bewertbar ist.


Beispiel: „Speisenqualität“.

Die Bewertung ist durch eine Punktevergabe im Zuge eines Probe-Essens möglich.

Hinweis:
Die Zuschlagskriterien müssen zumindest in der Reihenfolge der ihnen zuerkannten Bedeutung („Priorität“) in der Bekanntmachung bzw. in den Vergabeunterlagen angegeben werden.

 

Beispiel:

  1. Preis
  2. Speisenqualität
  3. Anteil an Bio-Produkten

 

Die Zuschlagskriterien nebst deren Gewichtung müssen bereits in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen aufgeführt werden (§ 127 Abs. 5 GWB). Dies trägt wesentlich zur Nachvollziehbarkeit und Akzeptanz der Auswahlentscheidung bei den am Verfahren beteiligten Bietern bei.

 

Beispiel:

Preis (50%),
Speisenqualität (40%),
Anteil an Bio-Produkten (10%)


Aus haushaltsrechtlichen Gründen sollte der Preis mit mindestens 30% gewichtet werden.

 

Die Zuschlagskriterien können in der Auftragsbekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen angegeben sein.

 

Der Preis (oder die Kosten) sollte(n) ein Zuschlagskriterium sein (zur Möglichkeit, auch Festpreise oder Festkosten vorzugeben, siehe § 58 Abs. 2 S. 3 VgV und § 43 Abs. 2 S. 3 UVgO). Bei der Vergabe von Verpflegungsleistungen ist zu empfehlen, neben dem Preis (oder den Kosten) weitere Zuschlagskriterien zu verwenden, da nach der Rechtsprechung qualitative Zuschlagskriterien grundsätzlich umso größeres Gewicht haben sollten, je weniger es sich um marktübliche, standardisierte Leistungen handelt. Außerdem wird auf diese Weise der Gefahr begegnet, dass bei einer reinen Preisvergabe Kosteneinsparungen der Bieter zu Lasten der Verpflegungsqualität gehen.

 

 

Gewichtung

 

Sofern neben dem Preis noch weitere Zuschlagskriterien vorgegeben sind, muss die Gewichtung der Zuschlagskriterien angegeben sein. Mit der Gewichtung wird die Bedeutung der einzelnen Zuschlagskriterien zueinander bewertet.

 

Als Wertungsmethoden der Zuschlagskriterien können u.a. die Methoden nach der UfAB V (www.cio.bund.de) verwendet werden, auch wenn die Bewertungsmethode ehemals für die Beschaffung von IT-Lösungen entwickelt wurde.

 

Anwendbar ist alternativ auch die sog. „Interpolationsmethode“, bei der die Preise durch Umrechnung in Punktwerte linear ins Verhältnis zueinander gesetzt (Preisinterpolation) und anschließend aus der Addition der gewichteten Punktwerte für „Preis“ und „Leistung“ ein Gesamtergebnis ermittelt wird.

 

Da in den Angebotspreisen der Bieter keine erheblichen Unterschiede zu erwarten sind, kann hierbei zwischen dem günstigsten Angebotspreis (höchste Punktzahl) und einem fiktiven Angebot, welches den günstigsten Angebotspreis um 50 %- überschreitet (0 Punkte) interpoliert werden.

 

Aus Transparenzgründen sollte vor Beginn des Vergabeverfahrens eine Bewertungsmatrix mit einer Notenskala sowie einer Definition der zu vergebenden Noten bzw. Punktwerte erstellt werden. Bei der Bewertung von feststehenden Werten oder Angaben können diesen Punktwerte zugeordnet werden.

Preisobergrenze


Es kann eine Preisobergrenze festgelegt werden, z.B.: „Es wird eine Preisobergrenze von xxx € (inkl. MwSt.) festgesetzt.

 

Angebote, deren Angebotspreise über der Preisobergrenze liegen, werden von der weiteren Wertung ausgeschlossen. In diesem Fall wird zwischen dem günstigsten Angebotspreis (höchste Punktzahl) und den Angebotspreisen bis zur Preisobergrenze (0 Punkte für alle darüber liegenden Preise) interpoliert.

 

Sofern wenige Differenzierungsmöglichkeiten bei der Bewertung bestehen, können hierbei grobe Abstufungen festgelegt werden, z.B.

 

B-Kriterium „Anteil an Bio-Produkten“ Punktwert (Skala 1-5)

≥ 10 % 1
≥ 20 % 2
≥ 30 % 3
≥ 40 % 4
≥ 50 % 5

Bei einer subjektiven Wertung von Eigenschaften oder Angaben, sind die zu bewertenden Kriterien (z.B. Geschmack, Konsistenz) nebst dem Erwartungshorizont (wie sollte die Speisenqualität sein?) festzulegen und die Punktwerte zu definieren, z.B.

 

 

B-Kriterium „Speisenqualität“ (z.B. Probe-Essen):

Erwartungen ...


Punktwert (Skala 0-5)

 

in keiner Weise erreicht                               0
überwiegend nicht erreicht                        1
mit leichten Einschränkungen erreicht   2
leicht übertroffen                                           3
überwiegend übertroffen                           4
im vollen Umfang übertroffen                  5

 

Mindestleistungspunktzahl


Es kann eine zu erreichende Mindestleistungspunktzahl vorgegeben werden, z.B.:
Ein Zuschlag wird nur auf Angebote erteilt, die in der Bewertung im Durchschnitt mindestens x Leistungspunkte erreichen. Angebote, die eine geringere Punktzahl erreichen, werden von der weiteren Wertung ausgeschlossen.

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